Die ISO 45001 legt großen Wert auf die Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung dokumentierter Informationen, um die Wirksamkeit des Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-MS) sicherzustellen. Dokumentierte Informationen dienen als Nachweis für die Einhaltung von Normanforderungen, als Leitfaden für Prozesse und als Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen. Dokumentierte Informationen sind ein zentraler Bestandteil der ISO 45001. Sie sichern die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Wirksamkeit des SGA-Managementsystems. Eine effiziente Dokumentation ermöglicht es Unternehmen, Risiken besser zu managen, Chancen zu nutzen und langfristig eine Kultur der Sicherheit und Gesundheit zu fördern. Organisationen, die diese Anforderungen systematisch umsetzen, profitieren von einer verbesserten Leistung, gesteigerter Compliance und höherer Akzeptanz durch Mitarbeiter und Stakeholder.
Dokumentierte Information“ umfasst alle Daten und Dokumente, die ein Unternehmen benötigt, um sein SGA-Managementsystem aufzubauen, zu betreiben und aufrechtzuerhalten. Es handelt sich dabei um Informationen, die sowohl physisch (z. B. in Papierform) als auch digital vorliegen können.
Kategorien von dokumentierter Information
Erforderliche Dokumentation: Informationen, die von der Norm ausdrücklich gefordert werden.
Unternehmensspezifische Dokumentation: Informationen, die das Unternehmen zusätzlich benötigt, um das SGA-MS wirksam zu betreiben.
Beispiele für dokumentierte Informationen:
SGA-Politik und Ziele
Prozessbeschreibungen
Nachweise über Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmen
Ergebnisse interner Audits und Managementbewertungen
Schulungsnachweise
Erstellung und Aktualisierung
Identifikation: Jedes Dokument muss klar identifizierbar sein (Titel, Datum, Versionsnummer).
Format und Medium: Dokumentierte Informationen können in verschiedenen Formaten (z. B. schriftlich, digital) und Medien (z. B. Papier, IT-Systeme) vorliegen.
Prüfung und Genehmigung: Dokumente müssen vor ihrer Freigabe auf Richtigkeit geprüft und autorisiert werden.
Steuerung dokumentierter Informationen
Zugriffsrechte: Festlegen, wer Zugriff auf welche Informationen hat.
Aufbewahrung und Archivierung: Sicherstellen, dass Informationen sicher gespeichert und leicht auffindbar sind.
Änderungen und Versionierung: Änderungen an Dokumenten müssen nachvollziehbar sein; frühere Versionen sollten archiviert werden.
Umfang und Zweckmäßigkeit
Die Norm verlangt keine umfangreiche Dokumentation, sondern eine angemessene, funktionale und transparente Informationsverwaltung. Ziel ist es, die Komplexität zu minimieren und den Fokus auf relevante Inhalte zu legen.
Nachweis der Wirksamkeit
Gefährdungsbeurteilungen zeigen, dass Risiken systematisch identifiziert und bewertet wurden.
Auditberichte belegen die Wirksamkeit interner Prüfungen.
Unterstützung der Prozesssteuerung
Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter
Checklisten zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften
Prozessbeschreibungen für regelmäßige Prüfungen
Grundlage für kontinuierliche Verbesserung
Dokumentierte Informationen bieten eine solide Datenbasis, um Verbesserungen zu planen und umzusetzen. Sie ermöglichen es, Schwachstellen zu erkennen und gezielte Maßnahmen zu ergreifen.
Kapitel 4: Kontext der Organisation
Dokumentation des Anwendungsbereichs des SGA-Managementsystems.
Kapitel 5: Führung
SGA-Politik und Nachweis der Verantwortlichkeiten und Befugnisse.
Kapitel 6: Planung
Maßnahmen zur Behandlung von Risiken und Chancen.
Ziele und Pläne zur Zielerreichung.
Kapitel 7: Unterstützung
Nachweise über Kompetenz und Schulungen.
Informationen zur internen und externen Kommunikation.
Kapitel 10: Verbesserung
Nachweise über Vorfälle, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen.
Kapitel 8: Betrieb
Dokumentation von Betriebsabläufen und Notfallplänen.
Kapitel 9: Bewertung der Leistung
Ergebnisse von Überwachung, Messung, Analyse und Audits.
Anforderungen an die Verwaltung dokumentierter Informationen
Die Verwaltung dokumentierter Informationen umfasst alle Aktivitäten, die sicherstellen, dass diese Informationen verfügbar, aktuell und wirksam sind.
Erstellung
Klare Strukturierung: Informationen sollten so gestaltet sein, dass sie leicht lesbar und verständlich sind.
Eindeutige Zuweisung: Verantwortlichkeiten für die Erstellung und Pflege der Dokumente müssen klar definiert sein.
Speicherung und Zugriff
Sicherer Zugriff: Dokumente sollten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Zugänglichkeit: Dokumente müssen für autorisierte Personen leicht zugänglich sein.
Überwachung und Aktualisierung
Regelmäßige Überprüfung: Dokumentierte Informationen sollten regelmäßig auf Aktualität und Relevanz geprüft werden.
Versionskontrolle: Änderungen müssen klar dokumentiert und frühere Versionen archiviert werden.
Herausforderungen
Komplexität: Umfangreiche Dokumentationen können schwer zu verwalten sein.
Veraltete Informationen: Unzureichende Aktualisierung kann die Wirksamkeit des Systems beeinträchtigen.
Mangelnde Akzeptanz: Mitarbeiter könnten Dokumentationspflichten als zusätzliche Belastung empfinden.
Lösungsansätze
Automatisierte Tools: Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen erleichtert die Verwaltung.
Mitarbeiterschulungen: Sensibilisierung für die Bedeutung dokumentierter Informationen.
Schlanke Dokumentation: Fokus auf relevante und notwendige Informationen.
Eine gut organisierte und wirksam gesteuerte Dokumentation bietet zahlreiche Vorteile:
Transparenz: Alle Prozesse und Maßnahmen sind klar nachvollziehbar.
Effizienz: Einfache Zugänglichkeit spart Zeit und Ressourcen.
Compliance: Nachweis der Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen.
Verbesserte Sicherheit: Dokumentierte Informationen helfen, Risiken zu minimieren und Präventionsmaßnahmen zu verbessern.
