Im Kontext von Arbeitsschutz und Facility Management umfasst „Act“ die Analyse der Ergebnisse aus der Check-Phase und die Ableitung sowie Einleitung von neuen oder angepassten Maßnahmen, um die identifizierten Schwachstellen zu beheben oder die Wirksamkeit zu steigern. Ziel ist es, die Sicherheits- und Qualitätsstandards langfristig zu verbessern. Die Act-Phase des PDCA-Zyklus ist der Schlüssel zur nachhaltigen Verbesserung und Anpassung von Schutzmaßnahmen im Facility Management. Sie ermöglicht nicht nur die Schließung von Sicherheitslücken, sondern fördert auch eine proaktive Sicherheitskultur. Durch systematische Auswertung, Entwicklung und Integration neuer Maßnahmen können langfristig sicherere und effizientere Prozesse geschaffen werden. Damit bildet „Act“ die Grundlage für die nächste Iteration im PDCA-Zyklus und sorgt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Nachhaltige Verbesserung: Anpassung bestehender Maßnahmen oder Einführung neuer Maßnahmen auf Basis der Kontrollergebnisse.
Anpassung an Veränderungen: Berücksichtigung von neuen Anforderungen, geänderten Rahmenbedingungen oder Erkenntnissen.
Förderung der Sicherheitskultur: Integration von Erkenntnissen aus der Praxis zur Verbesserung der Akzeptanz und Wirksamkeit der Maßnahmen.
Auswertung der Kontrollergebnisse
Erfolgsmessung: Bewertung, ob die umgesetzten Maßnahmen ihre Ziele erreicht haben, z. B. durch reduzierte Unfallzahlen oder gesteigerte Prozesssicherheit.
Identifikation von Abweichungen: Analyse von Maßnahmen, die nicht wie geplant umgesetzt wurden, sowie der Gründe dafür.
Rückmeldungen einbeziehen: Berücksichtigung von Feedback der Mitarbeitenden, Dienstleister oder anderer Stakeholder.
Entwicklung neuer oder angepasster Maßnahmen
Maßnahmenüberarbeitung: Bestehende Maßnahmen werden basierend auf den Erkenntnissen aus der Check-Phase angepasst, z. B. durch bessere Schulungen, optimierte Arbeitsabläufe oder technische Nachrüstungen.
Neue Maßnahmen planen: Falls die bisherigen Maßnahmen nicht ausreichen, werden zusätzliche Schutzmaßnahmen entwickelt.
Integration in bestehende Prozesse
Anpassung von Richtlinien: Sicherheits- oder Arbeitsrichtlinien werden entsprechend aktualisiert.
Dokumentation: Alle Änderungen und neuen Maßnahmen werden umfassend dokumentiert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Schulung und Kommunikation
Unterweisung der Mitarbeitenden: Einführung der neuen Maßnahmen durch gezielte Schulungen.
Kommunikation der Änderungen: Klare und transparente Information über die neuen Maßnahmen an alle Betroffenen.
Im Facility Management kann die Act-Phase folgende Schritte umfassen:
Erweiterung technischer Maßnahmen: Nachrüstung von Gebäudetechnik, z. B. Installation von zusätzlichen Sensoren für Brandschutz oder Gebäudeklima.
Optimierung organisatorischer Prozesse: Anpassung von Wartungsplänen, Arbeitsabläufen oder Dienstleisterverträgen.
Förderung der Sicherheitskultur: Einführung von Belohnungssystemen für sicheres Verhalten oder regelmäßige Sicherheitsworkshops.
Die Umsetzung erneuter Maßnahmen kann mit einigen Herausforderungen verbunden sein:
Ressourcenbeschränkungen: Budget- oder Zeitmangel kann die Umsetzung verzögern.
Komplexität: Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen und Dienstleistern.
Akzeptanzprobleme: Widerstand gegen neue Maßnahmen oder Veränderungen.
Lösungsansätze umfassen:
Priorisierung: Fokussierung auf Maßnahmen mit hoher Dringlichkeit und großem Nutzen.
Einbindung der Stakeholder: Mitarbeitende, Dienstleister und andere Beteiligte frühzeitig in den Prozess einbeziehen.
Einsatz von Tools: Verwendung von CAFM-Systemen oder anderen digitalen Tools zur Nachverfolgung der Maßnahmen.
