Die Pflichtenübertragung ist ein unverzichtbares Werkzeug, um den Arbeitsschutz in Unternehmen rechtlich korrekt und organisatorisch effizient zu gestalten. Sie ermöglicht es dem Arbeitgeber, bestimmte Pflichten auf geeignete Personen zu delegieren, ohne dabei seine Gesamtverantwortung zu verlieren. Im Kontext des Facility Managements, wo komplexe Prozesse und zahlreiche Beteiligte eine Rolle spielen, kommt der Pflichtenübertragung eine besonders wichtige Bedeutung zu. Insbesondere im Facility Management, wo zahlreiche technische und organisatorische Aufgaben koordiniert werden müssen, bietet die Pflichtenübertragung die Möglichkeit, Sicherheit, Effizienz und Rechtssicherheit zu vereinen. Sie sorgt für klare Zuständigkeiten und unterstützt die Umsetzung rechtlicher und organisatorischer Anforderungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Entscheidend ist dabei eine strukturierte, schriftliche und regelmäßige Überwachung, um die Einhaltung der übertragenen Pflichten sicherzustellen und eine nachhaltige Sicherheitskultur zu fördern.
§ 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitsschutz im Unternehmen zu organisieren. Diese Verpflichtung kann teilweise auf fachkundige Personen übertragen werden.
§ 13 ArbSchG: Die Übertragung von Aufgaben auf zuverlässige und fachkundige Personen ist ausdrücklich erlaubt, erfordert jedoch klare und dokumentierte Regelungen.
DGUV Vorschrift 1: Die Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung fordern die Schriftlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Übertragung.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Regelt die Verantwortung für sichere Arbeitsmittel und überwachungsbedürftige Anlagen, welche häufig im Facility Management vorkommen.
ASR A2.2 (Arbeitsstättenrichtlinie): Stellt Anforderungen an organisatorische Maßnahmen, z. B. in Bezug auf Brandschutz und Notfallmanagement.
Der Arbeitgeber bleibt gemäß dem Delegationsprinzip jedoch immer in der Haftung, falls Pflichten nicht korrekt übertragen wurden oder die Kontrolle über deren Umsetzung vernachlässigt wurde.
Schriftform
Die Aufgabenbeschreibung,
die Verantwortungsbereiche,
die Befugnisse und
die Rückmeldepflichten.
Geeignete Mitarbeiter
Fachwissen: Qualifikation durch Ausbildung, Schulungen oder Berufserfahrung.
Zuverlässigkeit: Die Person muss die übertragenen Aufgaben gewissenhaft wahrnehmen.
Position: Führungskräfte eignen sich häufig, da sie organisatorische und hierarchische Einflussmöglichkeiten haben. Auch spezialisierte Mitarbeitende wie Brandschutz- oder Sicherheitsbeauftragte können Pflichten übernehmen.
Möglichkeit der unmittelbaren Einflussnahme
Ressourcen und Befugnisse, wie Zugriff auf relevante Informationen und Entscheidungsrechte.
Unterstützung durch den Arbeitgeber, z. B. in Form von Schulungen oder Budget.
Auswahl der geeigneten Person
Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung.
Berücksichtigung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der Person.
Erstellung der schriftlichen Vereinbarung
Definition der Pflichten: Detaillierte Beschreibung der übertragenen Aufgaben, z. B. Wartung von Brandschutzanlagen, Kontrolle von Fremdfirmen oder Durchführung von Unterweisungen.
Befugnisse: Festlegung der Entscheidungs- und Handlungskompetenzen.
Rückmeldepflicht: Regelungen zur Berichterstattung an den Arbeitgeber, z. B. in Form von regelmäßigen Berichten.
Schulung und Unterweisung
Gefährdungsbeurteilungen,
rechtliche Anforderungen und
spezifische Sicherheitsmaßnahmen.
Kontrolle der übertragenen Pflichten
Regelmäßige Audits und Inspektionen,
Feedbackgespräche und
Überprüfung der Berichte der beauftragten Person.
Technische Anlagen
Wartung und Prüfung: Übertragung der Verantwortung für Aufzüge, Lüftungsanlagen oder Brandschutzsysteme auf technisch qualifizierte Mitarbeitende oder externe Dienstleister.
Überwachung: Kontrolle der Einhaltung von Prüfterminen und gesetzlichen Anforderungen, z. B. durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Brandschutz
Brandschutzbeauftragte: Zuständigkeit für die Überprüfung von Brandschutzkonzepten, Feuerlöschern und Notfallplänen.
Evakuierungspläne: Erstellung und regelmäßige Überprüfung der Flucht- und Rettungswege.
Fremdfirmenmanagement
Sicherheitsunterweisungen: Verantwortung für die Schulung externer Dienstleister, die auf dem Gelände arbeiten.
Kontrolle: Sicherstellung, dass Fremdfirmen Sicherheitsvorschriften einhalten.
Gesamtverantwortung
Fehlerhafter Auswahl: Wenn eine ungeeignete Person beauftragt wurde.
Unzureichender Kontrolle: Wenn die Umsetzung der Pflichten nicht regelmäßig überprüft wird.
Mangelhafter Organisation: Wenn die beauftragte Person nicht ausreichend geschult oder ausgestattet wurde.
Vorteile der Pflichtenübertragung
Effizienz: Verantwortlichkeiten werden klar verteilt, und operative Aufgaben können von Experten übernommen werden.
Rechtssicherheit: Dokumentierte Übertragungen schützen den Arbeitgeber vor Haftungsrisiken.
Förderung der Sicherheitskultur: Mitarbeitende und Führungskräfte werden aktiv in den Arbeitsschutz eingebunden.
