Nachweis der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Regelwerksverfolgung)
EIN ZENTRALES MANAGEMENTSYSTEM FÜR DEN ARBEITSSCHUTZ KANN DIE UMSETZUNG VON GESETZLICHEN VORGABEN ERLEICHTERN UND TRANSPARENT MACHEN.
Eine umfassende Regelwerksverfolgung kann dabei helfen, Risiken zu minimieren und Haftungsrisiken zu vermeiden. Die Nachweisführung über die Einhaltung von Regelwerken ist auch im Hinblick auf Zertifizierungen und Audits von großer Bedeutung. Eine effektive Regelwerksverfolgung und Dokumentation ist somit ein wichtiger Baustein eines umfassenden Arbeitsschutzmanagementsystems.
Prüfung und Dokumentation der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Nachweis der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Regelwerksverfolgung)
Strategien für das Compliance-Management
Effektive Verfolgung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen.
Die Regelwerksverfolgung ist ein wirksames Mittel, um die Exkulpation sicherzustellen, denn die Vorschriften zum sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln, Werkzeugen, Anlagen usw. nehmen ständig zu. Neue und komplexere Techniken zu beherrschen, heißt auch, die Vermeidung von Gefahren durch diese zu beherrschen. Dies geschieht im Spannungsfeld zwischen geforderter hoher Wirtschaftlichkeit, sinkenden Personalzahlen, dem damit einhergehenden Verlust an Know-how, der ständig wachsenden Komplexität von technischen Anlagen und Prozessen und persönlicher Verantwortung. Insofern ist jeder Einzelne gefordert, sich seine Rolle in der Kette der Pflichtenwahrnehmung klarzumachen. Die entsprechenden Teamleitungen haben unter anderem die Pflicht, dieses „Klarmachen“ durch kontinuierliches Wirken (zum Beispiel in Form von Personalentwicklung/Weiterbildungen) zu befördern.
In der Praxis ist noch allzu häufig zu sehen, dass der Risikominderung viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird. Das ist im Grunde mehr oder weniger in allen Bereichen der Dienstleistungen zu beobachten. So zeigte beispielsweise eine Fernsehdokumentation, wie wenig leitende Mitarbeiter beispielsweise davon eine Ahnung haben, in einer bestimmten vorgeschriebenen Zeit die Personenbefreiung in havarierten Aufzügen durchführen zu müssen.
Es ist ein Glück, dass trotzdem relativ wenige Unfälle geschehen. Unabhängig davon wird jeder vernünftige Mensch jedoch seine Arbeit nicht auf der Hoffnung aufbauen, dass dies in seinem Verantwortungsbereich stets so bleibt.
Die Abdeckung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im laufenden Arbeitsprozess ist heutzutage aus wirtschaftlichen Gründen durch eine „Parallelorganisation“ nicht mehr opportun. Man spricht von „Responsibility Management“. Dieser Begriff meint, dass in das Facility Management, also in den Bereich der Dienstleistungen und das übrigens auf allen Ebenen, also sowohl in der taktischen auch als auch in der operativen Ebene, die Anforderungen von Anlagensicherheit, Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz direkt integriert werden (AMS). Es liegt auf der Hand, dass dies am ehesten durch den intelligenten Einsatz von CAFM-Software unterstützt werden kann.
Damit werden erreicht :
eine lückenlose Dokumentation
automatisierte Warn- und Kontrollmechanismen
sowie eine weitgehende Kostenminimierung,
Weil die „Parallelorganisation“, wie etwa eine gesonderte Abteilung, nicht benötigt wird, sind die Anforderungen an ein Responsibility Management nicht nur, wie man vermuten möchte, bei den Facility Management Dienstleistern gegeben, sondern ebenso im Unternehmen, wenn Dienstleistungen als Eigenleistungen erbracht werden. Das Risikomanagement ist völlig unabhängig davon, ob es sich um Outsourcing oder Eigenleistung handelt.
Damit sind die diesbezüglichen Anforderungen an ein gutes CAFM-System definiert. Während viele Anwender und potentielle Anwender von CAFM-Systemen vor allem im Auge haben, wie hiermit zum Beispiel insbesondere die Instandhaltung unterstützt werden kann, hat der risikobewusste Facility Manager eine Software im Auge, die sowohl die Prozesse der Instandhaltung und weiterer Facility Services unterstützt, dies aber unter Beifügung der jeweiligen Vorschriften erfolgt. Auch an dieser Stelle wird vorgeschlagen, die Ausführung von Facility Services jeweils zu hinterlegen durch sogenannte „Arbeitskarten“. Diese Arbeitskarten sollten sich, was den Bereich der Anlagentechnik betrifft, an der VDMA 24 186 orientieren.
Eine entsprechende Ergänzung dieser Tätigkeiten durch die zugrundeliegenden:
Gesetzlichen und fachlichen Regelungen, Vorschriften,
Vorgänge bei Prüfungen,
Standort und Lage der Anlagen,
Ihrer Anzahl und
Der Häufigkeit der Arbeiten
Überblick über Gesetzesänderungen
Laufende Gesetzes- und Regeländerungen
Auch auf dem Gebiet des Arbeitsschutzes gibt es ständig neue Vorschriften. Alle zu beherrschen, ist ohne professionelle Hilfe (Regelwerksverfolgung) nicht möglich.
Es hat sich bewährt, bei komplexen Facility Management Ausschreibungen, nicht schlechthin lediglich die Facility Services auszuschreiben, sondern auch bestimmte Aufgaben aus der taktischen Ebene. Man könnte diesen Bereich der übertragenen taktischen Aufgaben „begleitende Dienstleistungen“ nennen und bei exakter Beachtung der Schnittstellen zwischen Eigen- und Fremdleistungen auf diese Weise solche taktischen Leistungen ausschreiben, die im Unternehmen - aus welchen Gründen auch immer - nicht oder nicht besonders gut erbracht werden. So wäre es möglich, vom Facility Management Dienstleister über einen gewissen Zeitraum der Vertragsleitlaufzeit die Handhabung zu lernen, und eine spätere Eigenleistung vorzubereiten.
Die Aufgaben des Auftragnehmers können hierbei folgende sein:
Neue Regeln zur Kenntnis nehmen. Die von Regeländerungen betroffenen Services (Module) entsprechend anpassen und den AG zu informieren.
Die Entwicklung des Personals des AN ist nachweislich durchzuführen, damit die neuen Regeln eingehalten werden können.
Die Regeln sind in die Arbeitsprozesse (innerhalb der FM-Software) einzustellen.
Wenn vertraglich festgelegte Prozessbeschreibungen betroffen sind, sind die Prozesse entsprechend zu aktualisieren.
Bei Auswirkungen auf Leistungsinhalte und/oder -umfänge sind die entsprechenden Change-Requestbedingungen zu erarbeiten und mit dem AG zu vereinbaren.
Schneller und effizienter Zugriff auf die wichtigsten Regelwerke im Facility Management rund um die Uhr
Konzentration auf die substanziellen Inhalte relevanter Regelwerke
Strukturierte To-Do-Listen in Form von Pflichtenkatalogen
Leichte Handhabung durch eine einheitliche Web-Oberfläche
Immer aktuelles, praxisorientiertes Rechtswissen
Hohe Rechtssicherheit und geringere Haftungsrisiken.
Systeme zur Regelwerksverfolgung
Regelwerksverfolgung im Umwelt- und Arbeitsschutz
Systeme und Tools zur Verfolgung von Gesetzen und Normen im Umwelt- und Arbeitsschutz.
Die schriftliche Quittierung der so benannten Aufgaben durch das ausführende Personal bei Abnahme ist ein wesentlicher Schritt zur Exkulpation. Es sei allerdings an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass Zeitvorgaben bzw. die den Angebotspreisen innewohnenden kalkulatorischen Zeitvorgaben für die entsprechenden Arbeiten durch die übergeordnete Leitung verantwortungsbewusst und eindeutig festgelegt sein müssen. Ist dies nicht der Fall, nützt die Quittung für die Leistungen wenig. Im Schadensfalle wäre nachzufragen, wer in der Kette der Delegierung der Pflichten hier aus wirtschaftlichen Gründen eine korrekte Ausführung behindert hat.
Matrix zur Risiko- und Compliance-Strategie in verschiedenen Unternehmensbereichen.
Risikostrategie im Facility Management
Standardisiertes Facility Produkt zur Unterstützung bei Risikostrategien und Gesetzeseinhaltung.
Als Fazit ist herauszustellen, dass die Aktivitäten und Anforderungen zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes im gesamten Unternehmen eine herausragende und sehr komplexe Leistung sind, die im Range eines Facility Produktes stehen. Wegen der Unterschiedlichkeit des strategischen Herangehens zur Sicherstellung dieses FM-Produktes in den Unternehmen kann hier lediglich eine idealisierte Lösung dargestellt werden. Wir haben aber auch bei Betrachtung dieses Produktes gelernt, dass es möglicherweise entgegen aller Erwartungen nicht so ist, dass ausschließlich der betriebliche FM-Bereich Facility Produkte erzeugt, sondern dass dies federführend oder zumindest mitwirkend Aufgabe auch anderer Struktureinheiten sein könnte. Wie es in der Praxis gelingt, wird vom Zusammenwirken unterschiedlicher Struktureinheiten abhängen. Auf jeden Fall ist das richtige Delegieren der entsprechenden Zuständigkeiten im Unternehmen, welches letztlich als Summe das Produkt Arbeitssicherheit hervorbringt, eine der wichtigsten strategischen Aufgaben der obersten Leitung!
