Die Kontrolle, ob geplante Schutzmaßnahmen umgesetzt wurden, ist ein zentraler Bestandteil des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Dieser systematische Ansatz dient der kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsschutz und Sicherheit. Im Facility Management, wo komplexe Prozesse, technische Anlagen und zahlreiche Akteure zusammenwirken, ist die Kontrolle unverzichtbar, um die Wirksamkeit der Maßnahmen sicherzustellen und Risiken nachhaltig zu minimieren. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung von Rechtsvorschriften wie dem Arbeitsschutzgesetz, sondern trägt auch dazu bei, Gefährdungen zu minimieren, die Betriebssicherheit zu erhöhen und die Zufriedenheit der Nutzer zu steigern. Durch den Einsatz moderner Technologien, klare Prozesse und eine offene Kommunikationskultur können Kontrollen effizient und effektiv gestaltet werden.
Plan: Planung von Maßnahmen basierend auf einer Gefährdungsbeurteilung oder Gefährdungsanzeige.
Do: Umsetzung der geplanten Maßnahmen.
Check: Überprüfung, ob die Maßnahmen korrekt und vollständig umgesetzt wurden und ihre Wirksamkeit entfalten.
Act: Anpassung oder Optimierung der Maßnahmen auf Basis der Ergebnisse aus der Kontrollphase.
Die Check-Phase bildet dabei die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und gewährleistet die Rückkopplung der Ergebnisse in den Prozess.
Die Kontrolle verfolgt zwei Hauptziele:
Sicherstellen der Umsetzung: Prüfung, ob alle geplanten Maßnahmen vollständig und wie vorgesehen umgesetzt wurden.
Bewertung der Wirksamkeit: Analyse, ob die Maßnahmen die identifizierten Risiken wirksam reduzieren oder eliminieren.
Dokumentenprüfung
Maßnahmenpläne: Vergleich zwischen geplanten und tatsächlich umgesetzten Maßnahmen.
Berichte und Protokolle: Kontrolle der Dokumentation, z. B. Wartungsberichte, Schulungsnachweise oder Fremdfirmenprotokolle.
Zertifikate: Überprüfung von Zertifikaten für technische Anlagen (z. B. TÜV-Prüfungen).
Inspektionen und Audits
Regelmäßige Begehungen: Visuelle Inspektionen vor Ort, um die Einhaltung der Maßnahmen zu überprüfen (z. B. Brandschutzmaßnahmen, Zustand von Fluchtwegen, Sicherheitskennzeichnungen).
Interne Audits: Systematische Überprüfung der Prozesse durch interne Sicherheitsbeauftragte oder Facility Manager.
Externe Audits: Überprüfung durch unabhängige Prüforganisationen, z. B. Berufsgenossenschaften oder Zertifizierungsstellen.
Technische Überwachung
Monitoring-Systeme: Einsatz von CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) zur digitalen Nachverfolgung der Maßnahmenumsetzung.
Sensorik: Nutzung von Sensoren, z. B. zur Überwachung von Temperatur, Luftqualität oder Funktionsfähigkeit von Anlagen.
Feedback und Mitarbeiterbefragungen
Rückmeldung von Mitarbeitenden: Einholen von Feedback, ob die Maßnahmen praktisch umsetzbar und wirksam sind.
Beteiligung von Nutzern: Fragen, ob Sicherheits- oder Komfortverbesserungen spürbar sind.
Typische Kontrollpunkte im Facility Management
Technische Anlagen: Prüfung, ob Wartungs- und Reparaturarbeiten durchgeführt wurden (z. B. Aufzüge, Brandschutzanlagen, Klimaanlagen).
Arbeitsplätze: Kontrolle, ob ergonomische Verbesserungen umgesetzt wurden (z. B. höhenverstellbare Tische, Beleuchtung).
Gebäudesicherheit: Sicherstellen, dass Sicherheitsmaßnahmen wie Zugangskontrollen, Fluchtwegmarkierungen oder Notbeleuchtungen vorhanden und funktionsfähig sind.
Fremdfirmenmanagement: Überprüfung, ob externe Dienstleister Sicherheitsvorgaben einhalten.
Ergebnisse der Kontrolle
Nachweise für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien zu erbringen.
Transparenz zu schaffen, wer für die Maßnahmen verantwortlich war und ob Abweichungen festgestellt wurden.
Optimierungspotenzial zu identifizieren und in die nächste PDCA-Runde einzuspeisen.
Mögliche Dokumentationsformen:
Prüfprotokolle: Ergebnisse von Begehungen und Audits.
Abweichungsberichte: Feststellungen, die von der Planung abweichen, mit Ursachenanalyse.
Maßnahmenberichte: Nachweise, dass Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden.
Herausforderungen bei der Kontrolle
Komplexität: Große Liegenschaften oder viele technische Anlagen erfordern eine strukturierte Herangehensweise.
Zeit- und Ressourcenaufwand: Regelmäßige und detaillierte Kontrollen sind zeitintensiv.
Akzeptanzprobleme: Mitarbeitende oder Dienstleister könnten Kontrollen als kritisch empfinden.
