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Erstcheck Arbeitsschutzmanagement

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Checkliste für ein AMS nach ISO 45001

Die ISO 45001 folgt weitgehend der High-Level-Structure. Jede Organisation hat spezifische Risiken, Strukturen und Rahmenbedingungen. Daher sollte die Checkliste an die individuellen Gegebenheiten angepasst werden. Ein systematisches Vorgehen, kombiniert mit regelmäßiger Überprüfung (z. B. interne Audits, Management-Reviews), fördert langfristig eine Kultur der Prävention und kontinuierlichen Verbesserung im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz. Es ist zu beachten, dass sie eine strukturierte Übersicht darstellt und keine vollständige Gap-Analyse oder ein Audit ersetzt.

Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

Kategorie

Factoren

Interne Faktoren

●Organisationsstruktur (z. B. Unternehmensgröße, Hierarchien, Standorte).
●Ressourcen (Budget, Personal, Technologien, Kompetenzen).
●Unternehmenskultur in Bezug auf Sicherheit und Gesundheit (z. B. Fehlerkultur, Offenheit).
●Bisherige Erfahrungen mit Arbeits- und Gesundheitsschutz (Unfallstatistiken, bestehende Managementsysteme).

Externe Faktoren

●Rechtliche Rahmenbedingungen (ArbSchG, BetrSichV, DGUV-Vorschriften, ggf. internationale Standards).
●Branchen- und Markterfordernisse (z. B. Kundenanforderungen, Lieferkettengesetze).
●Gesellschaftliche Erwartungen (z. B. Nachhaltigkeit, Corporate Social Responsibility).
●Wirtschaftliche und politische Entwicklungen, die Auswirkungen auf den Arbeitsschutz haben können (z. B. Pandemien, Materialknappheit).

Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Kategorie

  

Identifizierung relevanter Stakeholder

● Beschäftigte, Betriebsrat / Arbeitnehmervertretung.
● Lieferanten, Dienstleister, Subunternehmer.
● Kunden, Nachbarn, Versicherer, Behörden, Öffentlichkeit.

Rechtliche und andere Anforderungen

● Systematische Erfassung (Rechtskataster) aller einschlägigen Vorschriften.
● Prozess zum regelmäßigen Update gesetzlicher Änderungen (Wer verantwortet das? Wie erfolgt die Informationsbeschaffung?).

Festlegen des Anwendungsbereichs

  • Welche Standorte, Abteilungen und Tätigkeiten sind vom AMS erfasst?

  • Umgang mit ausgelagerten Prozessen und externen Dienstleistern (Inklusion oder Abgrenzung).

Arbeitsschutzmanagementsystem

  • Nachweis, dass alle relevanten Anforderungen der ISO 45001 (Plan-Do-Check-Act) erfüllt sind.

  • Dokumentierte Prozesse zur Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung.

Führung und Verpflichtung

Kategorie

Factoren

Verantwortung der obersten Leitung

● Sichtbares Engagement für Sicherheit und Gesundheit (z. B. regelmäßige Kommunikation, Budgetfreigaben).
● Vorbildfunktion der Führungskräfte (z. B. Tragen von PSA, Einhalten von Sicherheitsregeln).

Kultur und Werte

● Klares Bekenntnis zur Prävention (Null-Unfall-Philosophie oder Minimierungsstrategie).
● Einbindung in strategische Unternehmensziele.

Arbeitsschutzpolitik

Kategorie

Factoren

Dokumentierte Politik

● Unternehmen hat eine schriftliche, auf den Kontext zugeschnittene Arbeitsschutzpolitik.
● Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, kontinuierlicher Verbesserung und Gefährdungsbeseitigung.

Kommunikation der Politik

● Beschäftigte kennen die Politik; sie ist leicht zugänglich (z. B. Intranet, schwarze Bretter).
● Politik wird auch extern veröffentlicht (z. B. Webseite), falls passend.

Beteiligung und Konsultation der Beschäftigten

Kategorie

Factoren

Partizipation

● Beschäftigte und Arbeitnehmervertretungen können aktiv mitgestalten (z. B. in Sicherheitskreisen, in der Gefährdungsbeurteilung).
● Regelmäßige Befragungen, Workshops oder Meetings zu Sicherheitsthemen.

Offene Kommunikationskultur

● Transparenz über Unfallzahlen, Beinaheunfälle, Maßnahmen.
● Fehler- und Lernkultur statt Schuldzuweisung.

Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Kategorie

Factoren

Organigramm

● Klare Darstellung, wer für Arbeitsschutzthemen zuständig ist (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Führungskräfte).

Fachkompetenz

● Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt sind rechtzeitig in Planung, Änderungen und Entscheidungen eingebunden.
● Abgrenzung und Überschneidung von Rollen (z. B. Umweltbeauftragte, Qualitätsmanager) sind geklärt.

Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

  • Umfassende Gefährdungsbeurteilung: Physische, chemische, biologische und psychische Gefährdungen berücksichtigen.

  • Ergonomische Analyse (z. B. Bildschirmarbeitsplätze, manuelle Handhabung von Lasten).

  • Einbeziehung externer Faktoren (Wetterbedingungen, externe Lieferanten, Besucher).

  • Homeoffice / Remote-Arbeit: Ergonomie am häuslichen Arbeitsplatz, psychische Belastung durch Isolation, technische Ausstattung, IT-Sicherheit.

  • Besondere Personengruppen: Jugendliche, Schwangere, Menschen mit Einschränkungen etc.

Risikobewertung

  • Systematische Methode: Anwendung einer eindeutigen Risikomatrix oder ähnlicher Verfahren (z. B. FMEA).

  • Priorisierung nach Wahrscheinlichkeit und Schwere der möglichen Folgen.

  • Chancen: Identifizierung möglicher Verbesserungen (z. B. Digitalisierung, neue Maschinen, Ausbildungskonzepte).

Rechtliche und sonstige Anforderungen (6.1.3)

  • Rechtskataster: Aktualisiertes Verzeichnis aller relevanten Gesetze, Verordnungen und Normen.

  • Prozess zur Überwachung von Gesetzesänderungen (z. B. Newsletter von Behörden oder Berufsgenossenschaften).

  • Konsequente Umsetzung: Interne Audits oder Compliance-Checks zur Überprüfung der Einhaltung.

Ziele für den Arbeitsschutz und Planung zu deren Erreichung

  • Zieldefinition: Klare, messbare und terminierte Ziele (Reduzierung von Unfallzahlen, Förderung gesundheitlicher Maßnahmen).

  • Maßnahmenplan: Verantwortlichkeiten, Fristen, benötigte Ressourcen, Überwachung des Fortschritts.

  • Kommunikation & Motivation: Transparente Information an alle Beschäftigten, regelmäßige Berichte über den Zielerreichungsgrad.

Kompetenzen

Kategorie

Factoren

Schulungskonzept

● Gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen (z. B. mindestens jährlich) plus bedarfsorientierte Vertiefungen (Erste Hilfe, Brandschutzhelfer, Gefahrstoffschulungen).
● Spezielle Trainings für Führungskräfte (z. B. Stressmanagement, Führen in Krisensituationen).

Fortbildung und Wissensmanagement

● Dokumentation aller Schulungen, Nachhalten der Wirksamkeit.
● Prozesse, wie neue Beschäftigte und Versetzte in die notwendigen Sicherheitsaspekte eingewiesen werden.

Bewusstsein

Kategorie

Factoren

Verständnis der Beschäftigten

● Jede*r weiß, welche Rolle und Verantwortung er/sie hat (z. B. Melden von Gefährdungen).
● Kenntnis über das richtige Verhalten im Notfall.

Sensibilisierung

● Kontinuierliche Aktivitäten (z. B. Safety Talks, Toolbox-Meetings) zur Förderung einer gelebten Sicherheitskultur.

Ressourcen

Kategorie

Factoren

Personelle und finanzielle Mittel

● Ausreichendes Budget für Schulungen, PSA, technische Umrüstungen.
● Fachkräfte in ausreichender Anzahl (z. B. Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer).

Infrastruktur

● Sichere Arbeitsplätze, Maschinen und Anlagen (inkl. Wartung und Prüfung).
● Angemessene Räumlichkeiten für Pausen, Erholung und ggf. Homeoffice-Ausstattung.

Kommunikation

Kategorie

Factoren

Interne Kommunikation

● Vielfältige Informationskanäle (Schwarzes Brett, Intranet, regelmäßige Meetings).
● Möglichkeit zur anonymen Meldung von Sicherheitsmängeln oder Beschwerden.

Externe Kommunikation

● Klare Kommunikationsstrukturen zu Behörden, Kunden, Presse im Fall von Unfällen oder Krisen.
● Information an Lieferanten und Dienstleister über betriebsspezifische Anforderungen.

Dokumentierte Information

  • Lenkung von Dokumenten: Einheitliches System für Erstellung, Freigabe, Aktualisierung und Archivierung (z. B. digitales Dokumentenmanagement).

  • Vertraulichkeit und Integrität: Schutz sensibler Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Auditberichte).

  • Aktualität: Regelmäßige Überprüfung und Revision wichtiger Dokumente (Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen).

Betriebliche Planung und Steuerung

Kategorie

Factoren

Prozesssteuerung

● Arbeits- und Betriebsanweisungen für alle relevanten Tätigkeiten, sichtbar und verständlich.
● Überwachung der Einhaltung (Sicherheitsbegehungen, Kontrollen).

Gefährdungsbeurteilung in der Praxis

● Technische, organisatorische und persönliche Schutzmaßnahmen (TOP-Prinzip) werden konsequent umgesetzt.

Ergonomie und gesundheitliche Prävention

● Umsetzung ergonomischer Erkenntnisse (z. B. Arbeitsmittel, Körperhaltung, regelmäßige Pausen).
● Angebote für Mitarbeitende (z. B. Rückenschule, Sportkurse, Stressbewältigungsmaßnahmen).

Änderungsprozesse

  • Formales Verfahren (Change Management) zur Bewertung von Auswirkungen auf Sicherheit und Gesundheit.

  • Dokumentation und Freigabe vor Umsetzung (z. B. Checklisten, Aktualisierung Gefährdungsbeurteilung).

Fremdfirmenmanagement und Beschaffung

Kategorie

Factoren

Beschaffung

● Vorgaben in Ausschreibungen und Bestellungen: Einhaltung von Arbeitsschutzstandards (z. B. CE-Kennzeichnung).
● Bewertung von Lieferanten nach Sicherheitskriterien.

Fremdpersonal

● Einweisung in die betrieblichen Sicherheitsvorschriften (Besuchersicherheit, Leiharbeit, Subunternehmen).
● Klare Vertragsregelungen, wer wofür verantwortlich ist (z. B. Wartung, Reparatur, PSA).

Ergonomie und gesundheitliche Prävention

● Umsetzung ergonomischer Erkenntnisse (z. B. Arbeitsmittel, Körperhaltung, regelmäßige Pausen).
● Angebote für Mitarbeitende (z. B. Rückenschule, Sportkurse, Stressbewältigungsmaßnahmen).

Notfallplanung und Reaktion

Kategorie

Factoren

Notfallpläne

● Genaue Szenarien definieren (Brand, Explosion, Chemieunfall, Naturkatastrophen, Stromausfall).
● Kennzeichnung von Flucht- und Rettungswegen, Sammelplätzen.

Regelmäßige Notfallübungen

● Evakuierungsübungen mit Dokumentation und Nachbesprechung (Lessons Learned).

Erste Hilfe

● Genügend Ersthelfer, regelmäßige Fortbildungen.
● Ausreichend und funktionsfähige Rettungsmittel (Erste-Hilfe-Koffer, Defibrillator) an zentralen Stellen.

Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung

Kategorie

Factoren

Kennzahlen (KPIs)

● Unfallquote, Beinaheunfälle, Krankheitstage, Verbesserungsvorschläge.
● Psychische Belastungsindikatoren (z. B. Fluktuationsrate, Fehlzeitenstatistiken).

Regelmäßige Auswertung

● Trendanalysen und Abgleich mit Zielen (z. B. Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen).

Interne Audits

Kategorie

Factoren

Auditprogramm

● Planung, wer, was, wann auditiert. Deckung aller relevanten Bereiche und Standorte.

Kompetenz der Auditoren

● Schulung in Arbeitsschutz und Auditmethodik.
● Unabhängigkeit (Auditoren prüfen möglichst nicht ihre eigenen Prozesse).

Dokumentation

● Feststellungen, Abweichungen und Verbesserungen werden in Maßnahmen überführt.

Managementbewertung

Kategorie

Factoren

Input

● Ergebnisse aus Audits, Unfallstatistiken, Änderungen in Gesetzgebung, Feedback von Beschäftigten.

Output

● Entscheidungen über Ressourcen, neue Ziele oder Maßnahmenpläne.
● Top-Management leitet konkrete Verbesserungen ein, z. B. Anschaffungsbudget für PSA oder ergonomische Möbel.

Vorfalluntersuchung und Korrekturmaßnahmen

Kategorie

Factoren

Meldekultur

● Unfälle, Beinaheunfälle, Sicherheitsmängel werden konsequent gemeldet und untersucht (Ursachenanalyse).
● Offene und faire Fehlerkultur: Ziel ist Lernen, nicht Schuldzuweisung.

Korrekturmaßnahmen

● Definition, Umsetzung und Verfolgung (Wer, bis wann, wie?).
● Wirksamkeitskontrolle: Haben die Maßnahmen das Risiko tatsächlich reduziert?

Kontinuierliche Verbesserung

Kategorie

Factoren

Feedback-Schleifen

● Lessons Learned aus Vorfällen, Audits, Gefährdungsbeurteilungen werden regelmäßig diskutiert und ins System integriert.

Strategische Weiterentwicklung

● Einbeziehung neuer Technologien und Trends (z. B. Digitalisierung, Sensorik für Arbeitssicherheit).
● Regelmäßige Evaluierung der Sicherheitskultur (z. B. Befragungen, externe Benchmarking).

Wichtige zusätzliche Vertiefungen und Aspekte

  • Psychische Gefährdungsbeurteilung: Gesetzlich in Deutschland gefordert: systematische Erfassung und Bewertung psychischer Belastungen (z. B. Stress, Überforderung, Monotonie).

  • Maßnahmen: Führungskräftetrainings, Konfliktmanagement, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Regelungen, Gesundheitskurse.

  • Ergonomie: Ergonomische Gestaltung aller Arbeitsplätze (manuell und PC-Arbeit).

  • Regelmäßige Überprüfung (z. B. Checklisten, Beratung durch Fachkräfte).

  • Schulungen (richtige Körperhaltung, Pausenorganisation).

  • Homeoffice und mobiles Arbeiten: Klare Regelungen zu Arbeitszeiten und Erreichbarkeit (Vermeidung von ständiger Verfügbarkeit).

  • Technische Ausstattung (sicherer Zugang zum Firmennetz, ergonomische Mindestanforderungen).

  • Psychische Faktoren (Isolation, fehlende Trennung von Beruf und Privatleben).

  • Besondere Personengruppen: Schwangere, Stillende, Jugendliche, Mitarbeitende mit körperlichen Einschränkungen.

  • Anpassung von Arbeitsplätzen und Tätigkeiten (z. B. besondere Schutzmaßnahmen, kürzere Arbeitszeiten).

  • Enge Abstimmung mit Betriebsarzt und Personalabteilung.

  • Lieferkette und Fremdfirmenmanagement: Auswahl von Lieferanten nach Arbeitsschutzkriterien.

  • Vertragsgestaltung und Überwachung (z. B. Sicherheitsvereinbarungen, Einhaltung von PSA-Pflichten).

  • Koordination, wenn Fremdfirmen gleichzeitig auf dem Betriebsgelände arbeiten (z. B. Sicherheitsausschuss, Koordinator).

  • IT-Sicherheit (OT-/Cybersecurity): In kritischen Branchen kann die Sicherheit von Steuerungs- und Leitsystemen relevant für den Gesundheitsschutz sein (z. B. Ausfall von Maschinen, Gefahren durch Manipulation).

  • Ggf. Verknüpfung mit Informationssicherheitsmanagement (ISO 27001).

  • Dokumentation und Integration mit anderen Managementsystemen: Synergien nutzen, wenn ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt) oder andere Normen eingeführt sind.

  • Einheitliches Dokumentenmanagement, gemeinsame Audits, einheitliche Berichtsstrukturen (Anhang SL erleichtert Integration).

  • Rechtliche Updates und Compliance-Management: Fortlaufende Anpassung an neue Vorschriften (z. B. Änderungen im Arbeitsschutzgesetz, Technische Regeln).

  • Zugehörige Prozesse in der Organisation verankern, Verantwortlichkeiten klar definieren.

  • Digitale Tools und Auswertungen: Digitale Unterstützung bei Gefährdungsbeurteilungen, Auditplanung, Unfallmeldungen, KPI-Tracking.

  • Nutzung von Dashboards oder Business-Intelligence-Lösungen, um Trends frühzeitig zu erkennen (z. B. steigende Unfallzahlen in bestimmten Bereichen).