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Kommunikation und Stakeholdermanagement gemäß ISO 45001

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ISO 45001: Stakeholder und Kommunikation

ISO 45001: Stakeholder und Kommunikation

Die Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-MS). Die ISO 45001 legt besonderen Wert auf strukturierte und effektive Kommunikationsprozesse, da diese entscheidend für die Prävention von Risiken, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Integration von Stakeholdern sind. Proaktive Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und die Wirksamkeit des SGA-Managementsystems zu sichern.

Eine effektive und strukturierte Kommunikation gewährleistet, dass alle Beteiligten informiert, eingebunden und motiviert sind. Durch klare Kommunikationsprozesse können Risiken minimiert, Chancen genutzt und die Wirksamkeit des SGA-Managementsystems gesteigert werden. Unternehmen, die diesen Aspekt proaktiv steuern, schaffen nicht nur ein sicheres Arbeitsumfeld, sondern stärken auch die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.

Bedeutung der Kommunikation im SGA-Management

Kommunikation im Rahmen eines SGA-MS umfasst das Übertragen und Steuern von Informationen zwischen verschiedenen internen und externen Akteuren. Sie dient dazu:

  • Bewusstsein zu schaffen: Alle Beteiligten sollen die Ziele und Anforderungen des SGA-MS verstehen.

  • Informationen bereitzustellen: Über Risiken, Maßnahmen und Zuständigkeiten informieren.

  • Zusammenarbeit zu fördern: Den Dialog zwischen den verschiedenen Interessengruppen stärken.

Das „Können-Wollen-Dürfen“-Modell

  • Können: Über die notwendigen Informationen und Fähigkeiten verfügen.

  • Wollen: Motiviert sind, sich aktiv einzubringen.

  • Dürfen: Befugt sind, Entscheidungen zu treffen oder Informationen weiterzugeben.

Fehlende Steuerung der Kommunikation führt oft dazu, dass das SGA-MS an Effektivität verliert, was die Arbeitssicherheit und die Gesundheitsvorsorge beeinträchtigen kann.

Organisationen müssen festlegen:

  • Wer kommuniziert?

  • Mit wem wird kommuniziert?

  • Wann wird kommuniziert?

  • Worüber wird kommuniziert?

  • Wie wird kommuniziert?

Interne Kommunikation

  • Abteilungs- und Projektbesprechungen: Regelmäßige Meetings zur Abstimmung und Information.

  • Schulungen und Unterweisungen: Vermittlung von Wissen und Kompetenzen im Bereich Arbeitsschutz.

  • Digitale Plattformen: Nutzung von E-Mail, Intranet oder anderen IT-Tools für den Informationsaustausch.

Externe Kommunikation

  • Behörden: Einhaltung von Meldepflichten, z. B. bei Zwischenfällen oder unsicheren Produkten.

  • Lieferanten und Fremdfirmen: Koordination von Sicherheitsmaßnahmen.

  • Öffentlichkeit und Medien: Information über Sicherheitsstrategien und Maßnahmen.

Anforderungen

  • Zielgruppenorientierung: Informationen müssen auf die Bedürfnisse der Empfänger abgestimmt sein.

  • Nachvollziehbarkeit: Die Kommunikation sollte klar und dokumentiert sein.

  • Regelmäßigkeit: Kontinuierlicher Informationsaustausch stärkt das Vertrauen und die Zusammenarbeit.

Kommunikationsbedarfsanalyse

  • Ziel: Welche Informationen werden benötigt?

  • Empfänger: Wer benötigt diese Informationen?

  • Frequenz: Wie oft muss kommuniziert werden?

Kommunikationskanäle

  • Mündlich: Besprechungen, Telefonate, persönliche Gespräche.

  • Schriftlich: E-Mails, Berichte, Rundschreiben.

  • Digital: Intranet, Videoanrufe, digitale Tools.

  • Visuell: Plakate, Grafiken, Schulungsvideos.

Kommunikationsprozesse

  • Aufgabenverteilung: Klare Definition, wer welche Informationen weitergibt.

  • Zeitliche Planung: Festlegung von Kommunikationszeitpunkten, z. B. regelmäßige Meetings.

  • Feedback-Mechanismen: Einrichtung von Kanälen, über die Rückmeldungen eingeholt werden können.

Identifikation der Stakeholder

  • Mitarbeiter

  • Behörden

  • Fremdfirmen

  • Kunden

  • Lokale Gemeinschaften

Kommunikation mit Stakeholdern

  • Transparenz schaffen: Stakeholder über Risiken, Maßnahmen und Ziele informieren.

  • Anforderungen berücksichtigen: Feedback und Erwartungen der Stakeholder in die Planung einbeziehen.

  • Vertrauen aufbauen: Eine offene und kontinuierliche Kommunikation stärkt die Zusammenarbeit.

Die Organisation muss klar regeln:

  • Wer ist verantwortlich für die Meldung?

  • Welche Informationen müssen weitergegeben werden?

  • Wie wird die Meldung dokumentiert?

Beispiele:

  • Meldungen gemäß Störfallverordnung.

  • Benachrichtigungen an Behörden bei Unfällen oder Verletzungen.

Die Kommunikation sollte regelmäßig überprüft und bewertet werden, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen:

  • Messkriterien: Z. B. Anzahl und Qualität der durchgeführten Besprechungen, Rücklaufquoten bei Umfragen.

  • Feedback einholen: Von Mitarbeitern und externen Stakeholdern.

  • Anpassungen vornehmen: Kommunikationsstrategien an veränderte Anforderungen anpassen.

Herausforderungen

  • Komplexität: Unterschiedliche Zielgruppen erfordern angepasste Kommunikationsansätze.

  • Informationsüberflutung: Zu viele oder unklare Informationen können die Empfänger überfordern.

  • Mangelndes Engagement: Geringes Interesse oder Motivation bei den Beteiligten.

Lösungsansätze

  • Einsatz klarer und einfacher Kommunikationsmittel.

  • Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeiter, um die Bedeutung der Kommunikation zu verdeutlichen.

  • Kontinuierliche Verbesserung basierend auf Feedback und Leistungskennzahlen.