Präsentation: Arbeitsschutz im Facility Management

Arbeitsschutz im Facility Management umfasst alle Maßnahmen, mit denen Sicherheit und Gesundheit von Beschäftigten, Fremdfirmen, Besuchern und Nutzern im Gebäudebetrieb geschützt werden. Dazu gehören Gefährdungsbeurteilungen, sichere Arbeitsmittel, Unterweisungen, PSA, Prüfungen, Arbeitsstättenanforderungen, Fremdfirmenkoordination, Notfallorganisation, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung.

Facility Management betreibt Gebäude, Anlagen, Arbeitsmittel und Services in laufend genutzten Umgebungen. Dabei entstehen Gefährdungen durch Technik, Instandhaltung, Fremdfirmen, Reinigung, Verkehr, Gefahrstoffe, Arbeiten in Höhen, enge Räume, elektrische Anlagen und organisatorische Schnittstellen. FM-Connect beschreibt Arbeitsschutzsysteme im FM als Grundlage für sichere Leistungserbringung, Risikosteuerung, Vorfallvermeidung, Compliance und organisatorische Resilienz.

Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes treffen, ihre Wirksamkeit überprüfen und sie an veränderte Gegebenheiten anpassen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 ArbSchG.

Die Arbeit ist so zu gestalten, dass Gefährdungen für Leben sowie physische und psychische Gesundheit möglichst vermieden und verbleibende Gefährdungen möglichst gering gehalten werden. Gefahren sind an ihrer Quelle zu bekämpfen. Diese Grundsätze stehen in § 4 ArbSchG.

Das TOP-Prinzip beschreibt die Rangfolge der Schutzmaßnahmen: technisch vor organisatorisch vor personenbezogen. Zuerst sind Gefahren technisch zu vermeiden oder zu reduzieren, etwa durch Schutzvorrichtungen, Absaugung oder sichere Anlagen. Danach folgen organisatorische Maßnahmen wie Arbeitsfreigaben, Sperrungen, Unterweisungen oder Betriebsanweisungen. Persönliche Schutzausrüstung ist nachrangig und kommt zum Einsatz, wenn Gefährdungen nicht anders ausreichend reduziert werden können.

Die Gefährdungsbeurteilung ist das zentrale Steuerungsinstrument des Arbeitsschutzes. Sie ermittelt Gefährdungen, bewertet Risiken, legt Schutzmaßnahmen fest, überprüft deren Wirksamkeit und dokumentiert Ergebnisse. § 5 ArbSchG macht sie zur gesetzlichen Pflicht.

Ja. § 6 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind.

Typische Inhalte sind Arbeitsbereiche, Tätigkeiten, Gefährdungen, betroffene Personengruppen, Risikobewertung, Schutzmaßnahmen, Verantwortliche, Termine, Wirksamkeitskontrolle, Unterweisungsbedarf, erforderliche Qualifikationen, Prüfpflichten, PSA, Notfallmaßnahmen und Dokumentation.

Typisch sind elektrische Gefährdungen, mechanische Risiken, Absturz, Gefahrstoffe, Lärm, Vibration, Lastenhandhabung, Alleinarbeit, Verkehrswege, Arbeiten auf Dächern, Leitern, Hubarbeitsbühnen, Reinigungschemikalien, biologische Gefährdungen, Brand- und Explosionsgefahren, Rutsch- und Stolperstellen sowie psychische Belastungen.

Ja. Psychische Belastungen sind bei der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen. Die BAuA beschreibt, dass Arbeitgeber auf Grundlage der Beurteilung der Arbeitsbedingungen erforderliche Maßnahmen feststellen, umsetzen und ihre Wirksamkeit kontrollieren müssen; psychische Belastungen der Arbeit sind dabei einzubeziehen. (

Nicht zwingend separat. Die GDA stellt klar, dass keine Pflicht besteht, psychische Belastung in einer gesonderten Gefährdungsbeurteilung zu behandeln. Sie ist vielmehr Bestandteil der Gesamtgefährdungsbeurteilung.

Eine Betriebsanweisung ist eine verbindliche schriftliche Anweisung für den sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln, Gefahrstoffen, Maschinen, Anlagen oder Tätigkeiten. Sie beschreibt Gefahren, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Normalbetrieb, Verhalten bei Störungen und Erste-Hilfe-Maßnahmen. Im Facility Management sind Betriebsanweisungen besonders relevant für Gefahrstoffe, elektrische Arbeitsmittel, Leitern, PSA, Maschinen, Aufzüge, Hubarbeitsbühnen und Instandhaltung.

Beschäftigte müssen bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder neuer Technologien sowie regelmäßig und anlassbezogen unterwiesen werden. § 12 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung während der Arbeitszeit.

Nach DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden.

Eine gerichtsfeste Unterweisung ist nachvollziehbar, tätigkeitsbezogen, verständlich, dokumentiert und wirksamkeitsorientiert. Sie enthält Datum, Thema, Inhalte, Teilnehmer, Unterweisenden, Unterschriften oder digitalen Nachweis, Verständnisprüfung und gegebenenfalls praktische Übungen. Entscheidend ist nicht nur der Nachweis, sondern auch, dass die Beschäftigten die Inhalte verstanden haben und anwenden können.

Persönliche Schutzausrüstung schützt Beschäftigte vor verbleibenden Gefährdungen, die technisch oder organisatorisch nicht ausreichend beherrscht werden können. Typische PSA im FM sind Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Schutzbrillen, Gehörschutz, Atemschutz, Schutzkleidung, Helme, Warnkleidung und persönliche Schutzausrüstung gegen Absturz.

PSA schützt nur die einzelne Person und ist fehleranfällig, weil sie richtig ausgewählt, getragen, gepflegt und geprüft werden muss. Sie ersetzt keine technische Gefahrenbeseitigung und keine sichere Arbeitsorganisation. Bei Absturzrisiken beschreibt die DGUV Regel 112-198 persönliche Schutzausrüstungen gegen Absturz ausdrücklich als Schutz vor tödlichen Risiken, wenn technische und organisatorische Schutzmöglichkeiten ausgeschöpft wurden.

Die Betriebssicherheitsverordnung regelt Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Verwendung von Arbeitsmitteln. Sie verlangt insbesondere Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmaßnahmen, Prüfungen, befähigte Personen und Anforderungen an überwachungsbedürftige Anlagen. § 3 BetrSichV verlangt vor Verwendung von Arbeitsmitteln eine Gefährdungsbeurteilung.

Arbeitsmittel müssen geprüft werden, wenn ihre Sicherheit von Montagebedingungen abhängt, wenn sie schädigenden Einflüssen ausgesetzt sind, nach außergewöhnlichen Ereignissen oder wenn es die Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangaben oder Regelwerke verlangen. § 14 BetrSichV regelt Prüfungen von Arbeitsmitteln, deren Sicherheit von Montagebedingungen abhängt.

Eine befähigte Person verfügt durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die erforderlichen Kenntnisse zur Prüfung bestimmter Arbeitsmittel. Die Anforderungen ergeben sich aus BetrSichV, TRBS und der konkreten Prüftätigkeit.

TRBS 1112 ist die Technische Regel für Betriebssicherheit zur Instandhaltung. Die BAuA beschreibt TRBS 1112 als Regel, die den Stand der Technik, Arbeitsmedizin und Arbeitshygiene sowie gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse für die Verwendung von Arbeitsmitteln im Bereich Instandhaltung wiedergibt.

Die Gefahrstoffverordnung schützt Beschäftigte und Umwelt vor stoffbedingten Schädigungen. § 6 GefStoffV verlangt Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen.

Typisch sind Reinigungs- und Desinfektionsmittel, Farben, Lacke, Lösemittel, Öle, Kraftstoffe, Kältemittel, Biozide, Klebstoffe, Aerosole, Batterien, Gefahrstoffe in Werkstätten, Gefahrstoffe in Laboren sowie Altlasten wie Asbest oder künstliche Mineralfasern bei Arbeiten im Bestand.

Die Gefahrstoffverordnung schützt Beschäftigte und Umwelt vor stoffbedingten Schädigungen. § 6 GefStoffV verlangt Informationsermittlung und Gefährdungsbeurteilung bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen.

Die Arbeitsstättenverordnung enthält Mindestanforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten. Die BAuA nennt dabei unter anderem Luft-, Klima- und Beleuchtungsverhältnisse, Sanitärräume, Sozialräume, Verkehrswege, Erste-Hilfe-Räume und Bildschirmarbeitsplätze.

Besonders relevant sind ASR A1.2 Raumabmessungen und Bewegungsflächen, ASR A1.3 Sicherheitskennzeichnung, ASR A1.8 Verkehrswege, ASR A2.1 Absturz, ASR A2.2 Brandschutz, ASR A2.3 Fluchtwege und Notausgänge, ASR A3.4 Beleuchtung, ASR A3.5 Raumtemperatur, ASR A3.6 Lüftung, ASR A3.7 Lärm, ASR A4.1 Sanitärräume, ASR A4.3 Erste Hilfe und ASR A6 Bildschirmarbeit. Die BAuA stellt die aktuellen ASR zentral bereit.

Wer die einschlägigen ASR einhält, kann grundsätzlich davon ausgehen, dass die entsprechenden Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung erfüllt sind. Bei abweichenden Lösungen muss ein mindestens gleichwertiges Schutzniveau erreicht werden.

Betriebsärzte beraten den Arbeitgeber in Fragen des Gesundheitsschutzes. Fachkräfte für Arbeitssicherheit beraten zu Arbeitssicherheit, Unfallverhütung, Gestaltung von Arbeitsplätzen, Arbeitsabläufen und Arbeitsmitteln. § 2 ASiG regelt die Bestellung von Betriebsärzten, § 5 ASiG die Bestellung von Fachkräften für Arbeitssicherheit.

Die DGUV Vorschrift 2 konkretisiert die Vorgaben des Arbeitssicherheitsgesetzes und legt fest, wie Betriebsärztinnen, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit einzusetzen sind. Die überarbeitete Fassung bringt mehr Klarheit und Flexibilität, unter anderem durch digitale Beratungsmöglichkeiten; trägerspezifische Fassungen werden seit 2025 sukzessive in Kraft gesetzt.

Der Betriebsrat hat bei Fragen des Gesundheitsschutzes und bei technischen Einrichtungen mit Überwachungspotenzial Mitbestimmungsrechte. § 87 Abs. 1 BetrVG nennt unter anderem Fragen der Ordnung des Betriebs, Arbeitszeit, technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung und Regelungen über Gesundheitsschutz im Rahmen gesetzlicher Vorschriften.

Fremdfirmenmanagement stellt sicher, dass externe Dienstleister sicher auf dem Betriebsgelände arbeiten. Dazu gehören Auswahl geeigneter Auftragnehmer, Sicherheitsanforderungen im Vertrag, Einweisung, Koordination, Arbeitsfreigaben, Überwachung, Notfallinformationen und gemeinsame Unfallauswertung.

Ein Koordinator ist erforderlich, wenn sich Tätigkeiten verschiedener Unternehmen gegenseitig gefährden können. FM-Connect beschreibt, dass bei zeitlicher oder örtlicher Überschneidung von Tätigkeiten, etwa Arbeiten mit Absturzgefahr oder Schweißarbeiten in der Nähe brennbarer Materialien, eine Abstimmung durch einen Koordinator notwendig ist.

Der Auftraggeber muss Auftragnehmer über betriebsspezifische Gefahren informieren, die Koordination sicherstellen, Tätigkeiten mit besonderen Gefahren überwachen und sicherstellen, dass externe Beschäftigte angemessene Anweisungen erhalten. DGUV Vorschrift 1 verlangt bei der Vergabe von Aufträgen unter anderem, dass der Unternehmer sich vergewissert, dass Personen im Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.

Der Fremdfirmenkoordinator koordiniert Arbeiten externer Unternehmen im laufenden Betrieb oder auf dem Betriebsgelände. Der SiGeKo ist der Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator nach Baustellenverordnung. Die BAuA beschreibt die Aufgaben des Koordinators nach Baustellenverordnung mit Beratung des Bauherrn, Koordination in Fragen von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie Kommunikation und Kooperation in Bauprozessen.

Arbeitgeber müssen Maßnahmen zur Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung treffen. § 10 ArbSchG verlangt außerdem die Benennung von Beschäftigten, die Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung übernehmen.

Nach DGUV-Angaben gilt: bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten ein Ersthelfer; bei mehr als 20 anwesenden Versicherten 5 % in Verwaltungs- und Handelsbetrieben und 10 % in sonstigen Betrieben. In Kindertageseinrichtungen gilt ein Ersthelfer je Kindergruppe, in Hochschulen 10 % der Beschäftigten.

Zur Notfallorganisation gehören Alarm- und Notfallpläne, Erste-Hilfe-Ausstattung, Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Evakuierungshelfer, Sammelstellen, Flucht- und Rettungspläne, Notfallkontakte, Einweisung externer Einsatzkräfte, Übungen, Unterweisungen und Dokumentation.

Wichtige Dokumente sind Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmenpläne, Betriebsanweisungen, Unterweisungsnachweise, Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Gefahrstoffverzeichnis, Sicherheitsdatenblätter, Arbeitsfreigaben, Fremdfirmeneinweisungen, Unfallanzeigen, Beinaheunfallberichte, Notfallpläne, ASA-Protokolle, Auditberichte und Managementbewertungen.

Ein Arbeitsschutzmanagementsystem ist ein strukturierter Rahmen zur Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung des Arbeitsschutzes. Es regelt Verantwortlichkeiten, Ziele, Prozesse, Gefährdungsbeurteilungen, Kommunikation, Schulung, Dokumentation, Audits und Managementbewertung.

ISO 45001 legt Anforderungen an ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit fest. Sie unterstützt Organisationen dabei, sichere und gesunde Arbeitsplätze bereitzustellen, arbeitsbedingte Verletzungen und Erkrankungen zu vermeiden und die Arbeitsschutzleistung fortlaufend zu verbessern.

ISO 45003 gibt Leitlinien für das Management psychosozialer Risiken innerhalb eines Arbeitsschutzmanagementsystems nach ISO 45001. Sie ist besonders relevant, wenn Arbeitsbelastung, Führung, Arbeitsorganisation, hybride Arbeit, Alleinarbeit, Service-Druck oder Konflikte systematisch bewertet und verbessert werden sollen.

Der Service Desk kann sicherheitsrelevante Meldungen aufnehmen, priorisieren, weiterleiten und dokumentieren. Dazu gehören Mängel an Verkehrswegen, defekte Beleuchtung, beschädigte Arbeitsmittel, Gefahrstoffvorfälle, Störungen von Sicherheitseinrichtungen, Beinaheunfälle, Beschwerden zu Raumklima oder Lärm sowie Fremdfirmenmeldungen. Entscheidend ist, dass sicherheitskritische Meldungen nicht im allgemeinen Ticketstrom untergehen.

Sinnvolle Kennzahlen sind Unfallhäufigkeit, Beinaheunfälle, Unterweisungsquote, offene Maßnahmen aus Gefährdungsbeurteilungen, Prüfquote von Arbeitsmitteln, überfällige Prüfungen, Mängelabbaurate, Fremdfirmenvorfälle, PSA-Prüfstatus, Anzahl sicherheitskritischer Service-Desk-Tickets, Erfüllungsgrad von Audits, Ersthelfer- und Brandschutzhelferquote sowie Abschlussquote von Korrekturmaßnahmen.

Typische Fehler sind veraltete Gefährdungsbeurteilungen, fehlende Wirksamkeitskontrollen, pauschale Unterweisungen, unklare Verantwortlichkeiten, unzureichende Fremdfirmeneinweisung, fehlende Prüfprotokolle, schwache Arbeitsfreigaben, nicht gepflegte Gefahrstoffverzeichnisse, ungeprüfte PSA, fehlende Notfallübungen und Arbeitsschutz ohne Einbindung in FM-Prozesse.

FM-Connect unterstützt bei Analyse, Gefährdungsbeurteilung, Arbeitsschutzorganisation, Betreiberpflichten, Fremdfirmenmanagement, Arbeitsschutz-Handbuch, Unterweisungskonzepten, Risikoanalyse, Auditierung, Technologieintegration, Dokumentation, Service-Desk-Einbindung und Aufbau von Arbeitsschutzmanagementsystemen. Der Schwerpunkt liegt darauf, Arbeitsschutz im Facility Management rechtssicher, praktikabel und dauerhaft steuerbar zu machen.