Kritische Tätigkeiten vor Arbeitsbeginn eindeutig identifizieren
Nicht jede Tätigkeit im Facility Management benötigt ein formelles Freigabeverfahren. Bei Arbeiten mit erhöhtem Gefährdungspotenzial reicht eine allgemeine Unterweisung jedoch häufig nicht aus. Heißarbeiten, Arbeiten in engen Räumen, Eingriffe in Energieversorgungssysteme, Dacharbeiten oder Tätigkeiten mit besonderen Wechselwirkungen benötigen eine konkrete Betrachtung der aktuellen Situation. FM-Connect.com entwickelt ein abgestuftes Permit-to-Work-System, das eindeutig festlegt, welche Arbeiten freigabepflichtig sind und unter welchen Voraussetzungen sie begonnen werden dürfen.
Kritische Arbeiten kontrolliert freigeben und abschließen
Gefährdung, Arbeitsumgebung und Schutzmaßnahmen unmittelbar vor Beginn abgleichen
Eine Arbeitsfreigabe bestätigt nicht lediglich, dass ein Formular ausgefüllt wurde. Vor Beginn wird geprüft, ob Gefährdungsbeurteilung, Qualifikation, PSA, Absperrungen, Abschaltungen und notwendige Rettungsmaßnahmen tatsächlich vorhanden sind. Gleichzeitig werden mögliche Wechselwirkungen mit dem laufenden Gebäudebetrieb berücksichtigt. FM-Connect.com verbindet die formale Freigabe deshalb mit einer kurzen operativen Prüfung am Arbeitsort. Änderungen gegenüber der ursprünglichen Planung werden erkannt, bevor Beschäftigte oder Fremdfirmen mit der Tätigkeit beginnen.
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| Tätigkeit | Ist die Arbeit freigabepflichtig? | Freigabeart |
| Personal | Qualifikation vorhanden? | Einsatzberechtigung |
| Arbeitsort | Gefahrenbereich kontrolliert? | sichere Umgebung |
| Energie | Abschaltungen umgesetzt? | gesicherter Zustand |
| Schutzmaßnahmen | PSA und Absicherung vorhanden? | Arbeitsfähigkeit |
| Notfall | Rettungsweg geregelt? | Reaktionsfähigkeit |
Beantragung, fachliche Prüfung und Freigabe eindeutig zuordnen
Ein belastbares Freigabesystem benötigt klare Rollen. Die ausführende Person darf eine kritische Tätigkeit nicht allein auf Basis ihrer eigenen Einschätzung freigeben. Auftraggeber, Anlagenverantwortliche, Sicherheitsorganisation und ausführende Firma können unterschiedliche Aufgaben besitzen. FM-Connect.com definiert, wer eine Arbeit beantragt, welche Informationen bereitzustellen sind und wer die Freigabe erteilen darf. Dadurch wird verhindert, dass Verantwortlichkeiten zwischen Facility Management, Fremdfirma und Fachabteilung ungeklärt bleiben.
Freigaben an Zeitraum, Arbeitsort und konkrete Bedingungen koppeln
Arbeitsbedingungen können sich verändern. Eine Freigabe sollte deshalb weder unbegrenzt gelten noch automatisch auf andere Bereiche übertragen werden. FM-Connect.com definiert Gültigkeitszeiträume, Unterbrechungsregeln und Gründe für eine erneute Freigabe. Schichtwechsel, veränderte Anlagenzustände, neue beteiligte Firmen oder eine Unterbrechung der Tätigkeit können eine Neubewertung erforderlich machen. So bleibt die Arbeitserlaubnis ein aktueller Sicherheitsmechanismus und wird nicht zu einem administrativen Dokument, dessen Aussagekraft mit fortschreitender Arbeitsdauer abnimmt.
Arbeitsstelle nach Ende der Tätigkeit kontrolliert zurückgeben
Eine Arbeitserlaubnis endet nicht mit dem letzten Arbeitsschritt. Werkzeuge, Absperrungen, provisorische Schutzmaßnahmen und Energieisolierungen müssen kontrolliert zurückgenommen werden. Gleichzeitig ist festzustellen, ob Anlagen und Arbeitsbereiche wieder sicher betrieben oder genutzt werden können. FM-Connect.com integriert deshalb einen dokumentierten Abschluss- und Rückgabeprozess. So wird nachvollziehbar, wann eine Tätigkeit tatsächlich beendet ist und wann die betroffene Anlage oder Fläche wieder in die Verantwortung des normalen Betriebs übergeht.
