Ausgewählte Untersuchung und Auditierung von Arbeitsplätzen

Facility Management: Arbeitsschutz » AMS » Untersuchung und Auditierung von Arbeitsplätzen

AUSGEWÄHLTE UNTERSUCHUNGEN UND AUDITIERUNGEN VON ARBEITSPLÄTZEN TRAGEN DAZU BEI, MÄNGEL ZU ERKENNEN UND ZU BESEITIGEN.

Eine systematische Überprüfung und Bewertung von Arbeitsplätzen trägt zudem dazu bei, potenzielle Risiken zu identifizieren und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Die regelmäßige Überwachung und Bewertung von Arbeitsplätzen ist auch im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften von großer Bedeutung.
Mögliche Unklarheiten bezüglich der konkreten Zuständigkeit (zum Beispiel Produktion vs. FM) sollen in der Folge als geklärt betrachtet werden. Demnach wäre die Zuständigkeit durch das FM gegeben, wie die Norm das letztlich auch vorsieht.

Untersuchung und Auditierung von Arbeitsplätzen

Regeln für Audits
Planung von Audits
Anforderungen bei einem Auditbeispiel
Beispiel

Regeln für Audits im Arbeitsschutz

Planning of audit priorities according to ISO 9000

Bei dem Wort Auditierung wird zunächst an eine externe Leistung gedacht. Das ist wegen der zu erwartenden Neutralität nicht unbedingt falsch. Es wird davon ausgegangen, dass ein Audit nicht zwingend von Externen gemacht werden muss. Auch im eigenen Hause besteht eine entsprechende Möglichkeit, sofern dafür die Voraussetzungen geschaffen worden sind. Bei den weiteren Betrachtungen hierzu spielt keine Rolle, ob Eigen- oder Fremdleistung für die Auditierung infrage kommt.

Die Auditierung ist genormt und wird stets nach ISO 9000 durchgeführt. Das hat den Vorteil, dass die Maßnahme als normgerecht anerkannt wird. Für den Fall, dass nicht das gesamte Unternehmen, sondern nur ein Unternehmensbereich auditiert werden soll, werden die entsprechenden Regeln auch für Teilbereiche im Kontext der ISO 9000 angewendet.

Ablauf eines Zertifizierungs-Audits

Neben der Checkliste hält die Organisation zur Durchführung von Audits auch die entsprechenden Prozessabläufe bereit, nach denen sich alle zu richten haben, die ein Audit durchführen. Das gilt dann auch für Externe. Erst wenn man selbst nicht in der Lage ist oder sein möchte, solche Vorgaben zu erarbeiten, beauftragt man einen Externen und lernt aus seinem Vorgehen. Das folgende Bild zeigt einen entsprechenden Workflow für die Durchführung von Audits.

Strukturierte Vorgehensweise und kontinuierliche Verbesserung

Es empfiehlt sich, die Audits gut zu planen, damit eine effektive Vorbereitung möglich ist – auch mit Hinblick darauf, dass Erfolgserlebnisse generiert werden. Das ist besonders bei internen Audits empfehlenswert.

Ob und wie auf externe Audits sinnvoll Einfluss genommen wird, hängt von der Vertragsgestaltung mit dem Auditor ab.

Die Tabelle unten zeigt anhand der Inhalte der ISO 9000, wie man nach Schwerpunkten (z.B. Schwachstellen) ein Audit plant.

Ergebnisse/Anforderungen bei einem Auditbeispiel für FM-Leistungen

Wie könnte ein Beispiel für ein FM-Audit aussehen? Die folgende Aufzählung enthält beispielhaft wichtige, hierin enthaltenen Elemente:

Zu empfehlen für die Auditierung sind solche Bereiche, wie:

Technische Betriebsführung
Elektrotechnik
RLT, Kälte, Wärme
Dach & Fach, Außenanlagen
Mechanische Werkstatt
Bereich Logistik
Gasversorgung, auch Mess- und Produktionsgase
Reinigung, Winterdienst, Flächendienste, Grünanlagenpflege, Außenanlagen
Werkschutz, einschließlich
- Empfang
- Telefondienst
- Sicherheitsdienste
Postdienste
Helpdesk (integriert)

Management Summary mit den wesentlichen Ergebnissen wie z.B. exemplarisch:

neue Normen und Standards berücksichtigen,
die Schnittstellen zwischen AG und AN verbessern
Anlagenzustand und Datenlage professionell aufarbeiten
stimmiges Geschäftsverständnis mit geklärten Service Levels herstellen
auf geänderte Rahmenbedingungen schneller reagieren
die Kundenorientierung der AN stärken
verbesserungspotentiale erarbeiten/umsetzen
modernes CAFM-System für AN und AG etablieren
die Kosten der untersuchten Bereiche weiter senken
marktgerechte Preise ermitteln

Im Facility Management ein funktionierendes System schaffen, mit dem alle notwendigen „Regelleistungen“ :

Inspektionen,
Wartungen,
Geplante Instandsetzungen,
Kontrollen,
Prüfungen, usw.

kontrolliert und transparent abgearbeitet werden können und andererseits dieses System zur Hilfe nehmen, um ständige „Störungen der geplanten Abläufe“ wie Anlagenausfälle, kurzfristige Kundenwünsche, ungeplante Instandsetzungen usw. aufzufangen.

Aufgaben, mit Hilfe des CAFM-Systems:

Daten aus diversen Anwendungen zentral, aktuell, redundanzfrei und normalisiert bereitstellen (Migration in ein zentrales Verfahren),
Mobile Working, dezentrale Bearbeitung von Informationen
die Betreiberverantwortung gewährleisten (nachweisende Dokumentation),
den sicheren Betrieb unterstützen (z.B. hoher Anteil geplanter Tätigkeiten),
die Kosten reduzieren,
die Prozesssicherheit bei Inspektion, Wartung und Instandsetzung von Anlagen und Einrichtungen sicherstellen (geklärte Prozesse entsprechend der jeweiligen Fach-konzepte)
strukturierte Informationen für die jeweiligen Zwecke abrufen
vorgefertigte Berichte für die jeweiligen Stakeholder bereitstellen.

Im Auditbericht sind die einzelnen festgestellten Situationen darzustellen und zwar

Im vorgefundenen Istzustand und
Im vorausschauenden Sollzustand, bezogen auf den jeweils sinnvollen Qualitätslevel.

Dieser Qualitätslevel entspricht den Festlegungen, die im Rahmen der Unternehmensstrategie als Qualitätsrahmen für die einzelnen Facility Services festgelegt wurde. Wurde eine solche Festlegung bislang versäumt, bietet sich das Audit an, dies nun nachzuholen. Hierfür ist, soweit möglich, betrieblicher Konsens zu schaffen. Geeignet hierbei sind u.a.:

Einbeziehung der Mitarbeitervertretung
Öffentlichkeitsarbeit
Erarbeitung, Bekenntnis und Veröffentlichung von Verpflichtungen
Darlegung von Vorteilen für die Nutzer
Ermöglichung von Beschwerden und Hinweisen.

Kurz gesagt, geht es um die Glaubhaftmachung der Auditergebnisse, damit sie für alle Beteiligten als Grundlage für die Umsetzung notwendiger Maßnahmen der Verbesserung akzeptiert werden können.

Prüfung der Luftqualität

Die DIN EN 15221 enthält in ihrem Teil 4 (Beschreibung standardisierter Facility Produkte) unter anderem das Produkt {7211} Arbeitssicherheit und nennt als ein idealtypisches Beispiel hierfür die Prüfung der Luftqualität. Dieser Vorschlag wird aufgenommen und beispielhaft für weitere konkrete Maßnahmen der Arbeitssicherheit abgehandelt. Der Facility Manager orientiert sich an diesem Beispiel und stellt weitere konkrete Maßnahmen in seinem Zuständigkeitsbereich dar.

In vielen Unternehmen werden raumlufttechnische Anlagen betrieben. Sie dienen dazu, die Luftqualität in Büros, Konferenzräumen, Warenhäusern usw. zu sichern, aber auch technologisch notwendige Luftzustände aufzubereiten.

Um solche lufttechnischen Systeme für den jeweilig notwendigen Einsatzfall korrekt auszulegen und die Arbeitsweise effektiv zu gestalten, muss einerseits die Ausgangsluftqualität bekannt sein und andererseits die hergestellte Luftqualität gemessen und mit dem Sollwert abgeglichen werden. Kritische Schadstoffkonzentrationen werden erfasst. (Gefahrstoffverordnung § 7, Abs. 10) Die Messstellen entsprechen der Gefahrstoffverordnung, um die Luftqualität in Innenräumen entsprechend des Bedarfs sicherzustellen.

Es kann aber auch erforderlich sein, die Luftqualität außerhalb von Gebäuden festzustellen. Dies geschieht, um einerseits die austretende Luftqualität aus Umweltgesichtspunkten sicherzustellen und andererseits die Wirksamkeit luftverbessernder Maßnahmen in technischen Anlagen einzuschätzen. Hierzu zählen beispielsweise Luftfilterelemente, Luftreiniger, Abscheidesysteme, Entstaubungsanlagen und anderes mehr.

Ein weiteres typisches Beispiel ist die Arbeitsplatzmessung und deren Dokumentation. Als Beispiel hierfür werden Schweißarbeitsplätze genannt.

Die Prüfungen der Luftqualität erfolgen nach anerkannten Normativen, die durch Anwendung konkreter Vorschriften ergänzt sein können. Bei der Messung von Staubkonzentrationen wird in der Regel ein sogenannter Teststaub verwendet.

Je nach betrieblicher Bedeutung der zu messenden Luftzustände entscheidet man, ob diese Messung in Eigenleistung erfolgt, oder ob sie durch externe Fachleute durchgeführt werden muss. Dabei wird auch berücksichtigt, dass die speziellen Messverfahren, -geräte (zum Beispiel zur Herstellung von Luft-Volumenströmen) und die nötigen Auswertetechniken zur Verfügung stehen. Je nach spezieller Anforderung kann das Leistungsportfolio für die Luftprüfung beispielsweise wie folgt aussehen:

Luftmessungen vor Ort
- Arbeitsplatzmessungen
- Innenraummessungen
- Reinraummessungen
Prüfungen
- Produktprüfungen von Abscheidern für Partikel, Aerosole und Gase
- Prüfung von Luftfiltern
- Prüfung von Aerosolabscheidern
- Abrasionsprüfungen mit Hilfe von Staub bzw. Sand
- Prüfungen an Systemen mit integrierten Abscheidern
- Prüfungen der lufthygienischen Eigenschaften
- Dichtigkeits- und Leckageprüfungen
Staub- und Partikelanalytik
Emissionsbewertung luftgetragener Gefahrstoffe.

Derlei Untersuchungen enden stets mit einem fachlich fundierten, aber auch für Nichtfachleute gut nachvollziehbaren Abschlussbericht. Wenn Unzulänglichkeiten oder gar Mängel bei diesen Untersuchungen festgestellt werden, werden diese genannt. Ein Abschlussbericht enthält auch die Vorschläge zur Beseitigung von Unzulänglichkeiten bzw. Mängeln und macht in eklatanten Fällen auch Terminvorgaben. Es versteht sich von selbst, dass Untersuchungen zur Arbeitssicherheit, wie auch immer sie gestaltet sein mögen, im Zusammenhang mit den ohnehin notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen gebündelt werden. Eine solche Koordination verhindert unnützen Aufwand und zusätzliche Kosten.

Selbstverständlich ist es möglich, dass beim Versagen solchen koordinierten Vorgehens dann auch unkoordiniert und sporadisch Untersuchungen angeordnet und durchgeführt werden. Dies bleibt jedoch die Ausnahme, um nicht unnütz „Verlierer zu produzieren“, was letztlich das noch größere Übel sein könnte.