Kontrolle der Maßnahmenumsetzung im PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus und die Rolle der Kontrolle

Plan: Planung von Maßnahmen basierend auf einer Gefährdungsbeurteilung oder Gefährdungsanzeige.
Do: Umsetzung der geplanten Maßnahmen.
Check: Überprüfung, ob die Maßnahmen korrekt und vollständig umgesetzt wurden und ihre Wirksamkeit entfalten.
Act: Anpassung oder Optimierung der Maßnahmen auf Basis der Ergebnisse aus der Kontrollphase.

Die Check-Phase bildet dabei die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und gewährleistet die Rückkopplung der Ergebnisse in den Prozess.

Sicherstellen der Umsetzung: Prüfung, ob alle geplanten Maßnahmen vollständig und wie vorgesehen umgesetzt wurden.
Bewertung der Wirksamkeit: Analyse, ob die Maßnahmen die identifizierten Risiken wirksam reduzieren oder eliminieren.

Maßnahmenpläne: Vergleich zwischen geplanten und tatsächlich umgesetzten Maßnahmen.
Berichte und Protokolle: Kontrolle der Dokumentation, z. B. Wartungsberichte, Schulungsnachweise oder Fremdfirmenprotokolle.
Zertifikate: Überprüfung von Zertifikaten für technische Anlagen (z. B. TÜV-Prüfungen).

Regelmäßige Begehungen: Visuelle Inspektionen vor Ort, um die Einhaltung der Maßnahmen zu überprüfen (z. B. Brandschutzmaßnahmen, Zustand von Fluchtwegen, Sicherheitskennzeichnungen).
Interne Audits: Systematische Überprüfung der Prozesse durch interne Sicherheitsbeauftragte oder Facility Manager.
Externe Audits: Überprüfung durch unabhängige Prüforganisationen, z. B. Berufsgenossenschaften oder Zertifizierungsstellen.

Monitoring-Systeme: Einsatz von CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) zur digitalen Nachverfolgung der Maßnahmenumsetzung.
Sensorik: Nutzung von Sensoren, z. B. zur Überwachung von Temperatur, Luftqualität oder Funktionsfähigkeit von Anlagen.

Rückmeldung von Mitarbeitenden: Einholen von Feedback, ob die Maßnahmen praktisch umsetzbar und wirksam sind.
Beteiligung von Nutzern: Fragen, ob Sicherheits- oder Komfortverbesserungen spürbar sind.

Technische Anlagen: Prüfung, ob Wartungs- und Reparaturarbeiten durchgeführt wurden (z. B. Aufzüge, Brandschutzanlagen, Klimaanlagen).
Arbeitsplätze: Kontrolle, ob ergonomische Verbesserungen umgesetzt wurden (z. B. höhenverstellbare Tische, Beleuchtung).
Gebäudesicherheit: Sicherstellen, dass Sicherheitsmaßnahmen wie Zugangskontrollen, Fluchtwegmarkierungen oder Notbeleuchtungen vorhanden und funktionsfähig sind.
Fremdfirmenmanagement: Überprüfung, ob externe Dienstleister Sicherheitsvorgaben einhalten.

Nachweise für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien zu erbringen.
Transparenz zu schaffen, wer für die Maßnahmen verantwortlich war und ob Abweichungen festgestellt wurden.
Optimierungspotenzial zu identifizieren und in die nächste PDCA-Runde einzuspeisen.

Prüfprotokolle: Ergebnisse von Begehungen und Audits.
Abweichungsberichte: Feststellungen, die von der Planung abweichen, mit Ursachenanalyse.
Maßnahmenberichte: Nachweise, dass Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden.

Komplexität: Große Liegenschaften oder viele technische Anlagen erfordern eine strukturierte Herangehensweise.
Zeit- und Ressourcenaufwand: Regelmäßige und detaillierte Kontrollen sind zeitintensiv.
Akzeptanzprobleme: Mitarbeitende oder Dienstleister könnten Kontrollen als kritisch empfinden.