Linenverantwortung und Stabsfunktion

Facility Management umfasst die gesamtheitliche Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, technischen Anlagen und Einrichtungen während der Nutzungsphase. In großen Unternehmen gliedert sich das FM häufig in Teilbereiche mit jeweils verantwortlichen Führungskräften (Linienfunktion).

Diese Führungskräfte im FM stehen in der Linie, d.h. sie haben Weisungsbefugnis gegenüber den unterstellten Mitarbeitern und sind für die Umsetzung von Aufgaben in ihrem Bereich verantwortlich. In Bezug auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz bedeutet das: Sie tragen die Durchführungsverantwortung dafür, dass in ihren jeweiligen Bereichen alle Schutzmaßnahmen umgesetzt und Vorschriften eingehalten werden. Man spricht hier von der Handlungs- und Unterlassungsverantwortung im Sinne des § 130 OWiG bzw. der Garantenstellung: Wer als leitende Person eine Organisationseinheit führt, ist dafür verantwortlich, gebotene Schutzmaßnahmen nicht zu unterlassen (ansonsten drohen Haftung oder Ordnungswidrigkeiten).

In Deutschland bildet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) die Grundlage für die Verantwortung im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Nach § 3 ArbSchG gilt: „Die Verantwortung für den Arbeitsschutz trägt immer der Arbeitgeber.“. Der Arbeitgeber – im Kontext eines Unternehmens meist vertreten durch die oberste Leitung (Geschäftsführung/Vorstand) – ist verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen.

Allerdings kann die Unternehmensleitung die praktischen Pflichten nicht allein wahrnehmen, insbesondere in großen Unternehmen mit komplexen Strukturen. Daher erlaubt § 13 Abs. 2 ArbSchG ausdrücklich die Pflichtenübertragung auf geeignete Personen: „Der Arbeitgeber kann zuverlässige und fachkundige Personen damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben nach diesem Gesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen.“. Dies schließt auch die Übernahme von Dokumentationspflichten ein. Wichtig ist, dass eine solche Übertragung schriftlich erfolgen muss und den Aufgabenbereich sowie die Befugnisse klar umreißt. Praktisch heißt das: Die Unternehmensleitung sollte den Head of FM und ggf. weitere Führungskräfte per schriftlicher Anweisung damit beauftragen, bestimmte Arbeitsschutzaufgaben – etwa die Durchführung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen im neuen Gebäude – eigenverantwortlich zu erledigen. Dadurch wird derjenige zum „verantwortlichen Führungsgehilfen“ im Sinne der Rechtsprechung.

Auch nach wirksamer Pflichtenübertragung verbleibt eine Gesamtverantwortung bei der obersten Leitung. Der Gesetzgeber betont, dass die Verantwortung des Unternehmers und seiner Führungskräfte für die Durchführung notwendiger Arbeitsschutzmaßnahmen durch die Bestellung weiterer Personen nicht geschmälert wird. Das heißt, die Führungskräfte in der Linie (hier: FM-Leiter und Gruppenleiter) sind integraler Bestandteil dieser Verantwortungskette. Die Bestellung z.B. einer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder eines Sicherheitsbeauftragten entbindet die Führungskräfte nicht von ihren Pflichten. Sie müssen im Gegenteil die übertragenen Pflichten aktiv wahrnehmen und werden auch rechtlich zur Verantwortung gezogen, wenn sie diese verletzen (Stichwort Organisationsverschulden).

Im Unternehmen ist gemäß Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sicherheitsingenieur) sowie ein Betriebsarzt zu bestellen. Diese Personen sind typischerweise in einer Stabsstelle (oft "Arbeitssicherheit und Umweltschutz" o. ä.) angesiedelt und unmittelbar dem Leiter des Betriebs unterstellt, also außerhalb der Linienhierarchie. Ihre gesetzliche Aufgabe ist es, den Arbeitgeber und die für den Arbeitsschutz verantwortlichen Personen in der Linie zu beraten und zu unterstützen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit überprüft z.B. Betriebsanlagen und technische Arbeitsmittel, zeigt Sicherheitsmängel auf, schlägt Präventionsmaßnahmen vor und wirkt auf deren Umsetzung hin. Sie hat jedoch keine Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern in den Linienabteilungen und kann Mängel nicht eigenmächtig abstellen – das ist entscheidend: Die Umsetzung liegt bei den Führungskräften der jeweiligen Bereiche.

Aus dieser Aufgabenteilung ergibt sich: Die Stabsstelle Arbeitssicherheit trägt die Verantwortung, das Management und die Mitarbeiter fachkundig zu beraten, Schulungen durchzuführen, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und ggf. auf Verbesserungen zu drängen. Die inhaltliche Verantwortung für die Erstellung und Pflege der erforderlichen Arbeitsschutz-Dokumente liegt jedoch bei den operativen Verantwortlichen (Linie). Anders formuliert: Die Stabsstelle liefert Know-how, Vorlagen und Kontrolle, aber die Linie muss dafür sorgen, dass für ihren Bereich alle Dokumente vorliegen und aktuell sind.

Wer „Herr des Verfahrens“ bei diesen Dokumentationen ist. Nach deutscher Rechtsauffassung ist dies immer der Arbeitgeber bzw. seine beauftragten Führungskräfte. Sie haben Sorge zu tragen, dass die Dokumente erstellt, aktuell gehalten und im Bedarfsfall vorgelegt werden können (z.B. gegenüber der Aufsichtsbehörde oder Unfallversicherung). Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt hierbei, z.B. durch regelmäßige Erinnerungen, Vorlagen oder Prüflisten.

Die Unternehmensleitung muss diesen Prozess überwachen (im Wege der sogenannten Aufsichtspflicht über delegierte Aufgaben). In vielen Firmen wird das so gelöst, dass es interne Audits oder Compliance-Checks gibt: die Stabsstelle Arbeitssicherheit prüft stichprobenartig die Existenz und Qualität von Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungsnachweisen in den Abteilungen. Dennoch bleibt die Primärverantwortung bei den Abteilungsleitern: Sie sind die Garantenträger im Arbeitsschutz, während die Stabsstelle als interner Dienstleister und Kontrolleur agiert.

Neben den gesetzlichen Pflichten spielt auch die Implementierung von Managementsystemen eine große Rolle. Die internationale Norm ISO 45001:2018 („Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“) gibt einen Rahmen vor, wie Unternehmen systematisch den Arbeitsschutz managen können. Für unser Szenario sei angenommen, dass das Großunternehmen ein zertifiziertes Arbeitschutzmanagementsystem (AMS) nach ISO 45001 betreibt oder anstrebt.

Ein zentrales Prinzip der ISO 45001 ist die stärkere Verantwortung der obersten Leitung („Leadership“) und die Einbindung aller Ebenen. Die Norm fordert, dass das Top-Management aktiv die Führung im Arbeitsschutz übernimmt: Es muss eine Arbeitsschutzpolitik festlegen, Ziele vorgeben und sicherstellen, dass Rollen und Verantwortlichkeiten klar verteilt und kommuniziert sind. Arbeitsschutz wird damit von einem rein operativen Thema zu einem strategischen Führungsthema hochgestuft.

Im Kontext der Dokumentation fordert ISO 45001 eine systematische Lenkung von „dokumentierten Informationen“. Das heißt, Prozesse wie Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Notfallplanung, Audit etc. sollen dokumentiert sein; Dokumente müssen aktuell gehalten, versioniert und für die Betroffenen zugänglich sein. Hier unterstützt ein AMS dabei, dass kein Dokument „vergessen“ wird: Beispielsweise kann eine Software oder ein zentraler Plan existieren, der alle erforderlichen Gefährdungsbeurteilungen aufführt und Verantwortliche zuweist. ISO 45001 verlangt zwar nicht explizit welche Dokumente, aber implizit durch die Normkapitel (z.B. Gefahren ermitteln und Risiken bewerten – Kapitel 6, oder Notfallvorsorge – Kapitel 8) sind bestimmte Aufzeichnungen üblich. Außerdem setzt ISO 45001 auf kontinuierliche Verbesserung: Abweichungen (z.B. fehlende oder mangelhafte Dokumentation) sollen intern aufgedeckt und behoben werden.

Für das Verständnis der Verantwortlichkeiten ist ISO 45001 im Grunde deckungsgleich mit der deutschen Rechtslage: Die Führungsverantwortung liegt bei der obersten Leitung und den managementverantwortlichen Personen, nicht bei den Fachspezialisten. Die Norm formuliert klar, dass das Top-Management die Verantwortung trägt, das Arbeitsschutzmanagementsystem zu führen und mit Ressourcen auszustatten. Eine externe Zertifizierung nach ISO 45001 würde auch prüfen, ob diese Verpflichtung gelebt wird – z.B. ob die Geschäftsführung regelmäßig Management-Bewertungen durchführt und ob Verantwortlichkeiten formal festgelegt wurden (etwa mittels Organigrammen, Stellenbeschreibungen, Delegationsschreiben).

Im Rahmen unseres Neubau-Beispiels könnte die Umsetzung nach ISO 45001 bedeuten, dass für das neue Gebäude ein Projekt-Arbeitsschutzausschuss eingerichtet wurde, der bereits in der Planungsphase Risiken beurteilt hat (z.B. haben der FM-Leiter, die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Bauprojektleiter und der Betriebsrat gemeinsam potentielle Gefährdungen und Schutzmaßnahmen diskutiert). Bei Inbetriebnahme werden Checklisten abgearbeitet, ob alle Dokumente (Flucht- und Rettungspläne, Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle, GBU etc.) vorliegen. ISO 45001 bietet hier den Vorteil, dass solche Vorgänge Standardprozesse sind – das neue Gebäude wird im Prinzip wie ein „Management of Change“-Prozess behandelt, der ins bestehende AMS integriert wird, inkl. Dokumentation und Verantwortlichenzuordnung.

Es trägt ISO 45001 dazu bei, die Linie und den Stab zu verzahnen: Die Linie (FM) hat definierte Rollen im System, und der Stab (Arbeitssicherheit) fungiert meist als koordinierende und beratende Instanz, oft auch als Managementbeauftragter für Arbeitsschutz. Die Norm unterstreicht die Verantwortung des Managements, was im Klartext heißt: Die FM-Leitung kann sich nicht darauf zurückziehen, dass die Fachkraft für Arbeitssicherheit schon alles regelt – genau diese „Abschiebung“ der Verantwortung möchte die ISO 45001 gerade überwinden.

Nach der Darstellung von Organisation und Rechtslage wird deutlich: Die Mitarbeiter des Facility Management in Linienfunktion sind für die Dokumente im Arbeits- und Gesundheitsschutz ihres Bereichs verantwortlich – die Stabsstelle Arbeitssicherheit hat eine beratende und überwachende Funktion. Diese Verteilung ist nicht nur üblich, sondern auch rechtlich geboten, um den Anforderungen des ArbSchG zu genügen.

Da die Fachkraft für Arbeitssicherheit i.d.R. nicht weisungsbefugt ist, muss das Management klar hinter der Aufgabenverteilung stehen. Die Unternehmensleitung sollte also den FM-Führungskräften eindeutig mitteilen (und dokumentieren), dass sie für ihren Bereich die Arbeitsschutz-Auflagen zu erfüllen haben. Nur dann werden diese es als ihre Pflicht ansehen und nicht als „lästige Aufgabe der SiFa“. In gut aufgestellten Unternehmen gibt es z.B. Zielvereinbarungen für Führungskräfte, die Arbeitsschutz-Kennzahlen beinhalten (etwa „Vollständigkeit der Gefährdungsbeurteilungen = 100 %“ als Ziel). Dies fördert die Übernahme von Verantwortung.

Sollte ein FM-Verantwortlicher seine Pflichten vernachlässigen – etwa keine GBU erstellen und es passiert ein Unfall – greift das oben erwähnte Prinzip: Er kann persönlich in die Haftung genommen werden (z.B. strafrechtlich wegen fahrlässiger Körperverletzung oder arbeitsrechtlich durch das Unternehmen). Auch die Unternehmensleitung trägt ein Risiko (Ordnungswidrigkeit nach OWiG, falls Organisationsmängel vorlagen). Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hingegen wäre allenfalls dafür verantwortlich, dass sie beraten hat – ihre „Garantenstellung“ beschränkt sich auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Beratung. Hat sie grob pflichtwidrig nicht auf offensichtliche Gefahren hingewiesen, könnte sie intern belangt werden, aber in der Regel liegt die primäre Verantwortung eindeutig bei Linie und Unternehmer.

Idealerweise arbeiten FM und Arbeitssicherheit Hand in Hand, anstatt Verantwortlichkeiten hin- und herzuschieben. In unserem Neubau-Beispiel sollte die FM-Abteilung die Expertise der Stabsstelle früh eingebunden haben (z.B. gemeinsame Begehungen vor Abnahme des Gebäudes, um sicherheitstechnische Mängel zu identifizieren). Die Frage „Linie oder Stab – wer ist verantwortlich?“ darf nicht dazu führen, dass Aufgaben liegen bleiben. Rechtlich beantwortet ist sie klar: die Linie muss es tun; praktisch sollte aber die Stabsstelle moderierend unterstützen. Uwe Dünkel nennt es ein „Netzwerk“ zwischen den Beauftragten der Linie und der Stabsfunktion. So ein Netzwerk könnte z.B. regelmäßige Abstimmungsrunden sein, in denen der FM-Leiter, die SiFa, der Brandschutzbeauftragte etc. aktuelle To-dos besprechen (etwa: „Welche Dokumente fehlen noch vor Inbetriebnahme?“).

Fast immer arbeiten Linie und Stab zusammen; doch formal gehört die „Hoheit“ über die Dokumentation den Linienverantwortlichen, weil es Teil ihrer Betreiberpflicht ist.

Die Ausgangsfrage lautete, ob im Kontext eines Neubaus die FM-Mitarbeiter in Linienfunktion für die Arbeitsschutz-Dokumente verantwortlich sind – oder ob dies die Stabsstelle Arbeitssicherheit übernimmt. Nach ausführlicher Analyse ist festzuhalten: Ja, es ist rechtskonform und sachgerecht, die Verantwortung für die Arbeitsschutz-Dokumente bei den FM-Linienfunktionen zu verankern, unterstützt durch die Stabsstelle Arbeitssicherheit.

Diese Lösung entspricht dem in Deutschland geltenden Prinzip, dass Arbeitsschutz eine Führungsaufgabe ist. Der Arbeitgeber delegiert Pflichten an seine Führungskräfte (hier: die FM-Leitung), bleibt aber in der Verantwortung, die richtige Ausführung sicherzustellen. Die Stabsstelle fungiert als beratende Instanz ohne eigene Weisungsbefugnis in der Linie. Damit ist sie nicht „verantwortlich“ im haftungsrechtlichen Sinne für die Dokumente, wohl aber dafür, den Prozess bestmöglich zu unterstützen und zu überwachen. Diese Abgrenzung ist im Einklang mit § 13 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 (Pflichtenübertragung) sowie den Vorgaben der ISO 45001, die eine klare Rollenverteilung und Leadership fordert.

Wichtig für die Rechtskonformität ist jedoch, dass die Pflichtenübertragung eindeutig und schriftlich fixiert ist und die beauftragten FM-Führungskräfte ausreichend fachkundig und verlässlich sind. „Fachkundig“ bedeutet, sie müssen das nötige Wissen haben oder sich aneignen (hier kann Schulung durch die Stabsstelle helfen). „Zuverlässig“ bedeutet, die Unternehmensleitung muss darauf vertrauen können, dass diese Personen ihre Pflichten ernst nehmen – notfalls ist ein Wechsel der Position zu erwägen, wenn jemand dauerhaft Arbeitsschutzauflagen ignoriert.

Zudem muss die FM-Abteilung organisatorisch so ausgestattet sein, dass sie die Dokumentationspflichten erfüllen kann: genügend Personal, geeignete Software (z.B. für Prüfungs- und Gefahrstoffmanagement) und Unterstützung durch HSE-Experten. Auch sollten keine widersprüchlichen Strukturen bestehen – z.B. darf es nicht passieren, dass die Stabsstelle eigenmächtig Dokumente erstellt ohne Wissen der FM-Leitung, oder umgekehrt, dass FM etwas macht, was fachlich falsch ist, weil man die Beratung nicht eingeholt hat. Kommunikation und klare Zuständigkeiten sind hier der Schlüssel.

Die vorgeschlagene Verantwortungsverteilung Linie verantwortlich – Stab berät hat sich in der Praxis bewährt und entspricht den rechtlichen Vorgaben. Sie fördert die Integration des Arbeitsschutzes ins tägliche Handeln der FM-Mitarbeiter, anstatt ihn als „Parallelwelt“ der Spezialisten laufen zu lassen. Genau das will auch die moderne Präventionskultur: Sicherheit und Gesundheit sollen Teil der normalen Managementaufgaben sein.

Für das betrachtete Neubau-Projekt bedeutet dies abschließend: Die FM-Leitung und Gruppenleiter übernehmen die Erstellung aller erforderlichen Arbeitsschutzdokumente und führen die entsprechenden Maßnahmen durch – und die Stabsstelle Arbeitssicherheit steht ihnen dabei methodisch zur Seite, überprüft die Wirksamkeit und gibt Hilfestellung. Mit dieser Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass das neue Gebäude rechtskonform und sicher betrieben werden kann, und dass im Ernstfall alle Nachweise vorhanden sind. Dieses Vorgehen erfüllt sowohl die Anforderungen der deutschen Gesetze und Verordnungen als auch die ISO 45001 und kann als Best Practice für vergleichbare Fälle gelten.