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Gefährdungsbeurteilungen im Intranet

Gefährdungsbeurteilungen im Intranet

Digitale Bereitstellung, Steuerung und Integration betrieblicher Gefährdungsbeurteilungen über interne Plattformen

Die Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist das zentrale Element des betrieblichen Arbeitsschutzes gemäß § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Sie dient der systematischen Identifikation, Bewertung und Beseitigung von Gefährdungen am Arbeitsplatz. In modernen Organisationen wird die GBU zunehmend digitalisiert und zentral über das betriebliche Intranet bereitgestellt. Dies ermöglicht eine einheitliche Steuerung, rechtskonforme Dokumentation, transparente Kommunikation sowie die interaktive Beteiligung von Führungskräften und Beschäftigten. Die Integration der Gefährdungsbeurteilungen in das betriebliche Intranet ist ein zukunftsweisender Schritt für modernes Arbeitsschutzmanagement. Sie schafft Transparenz, Effizienz und rechtliche Sicherheit – sowohl für die Organisation als auch für die Beschäftigten. Das Facility Management leistet dabei einen wichtigen Beitrag, indem es gebäudebezogene Risiken, technische Anlagen und organisatorische Maßnahmen systematisch in die GBU einbindet. Die Digitalisierung über das Intranet ermöglicht darüber hinaus eine bessere Steuerung und Auswertung – ein echter Gewinn für Sicherheit und Struktur.

Ziel der digitalen Gefährdungsbeurteilung im Intranet

  • Zentraler Zugriff auf aktuelle GBU-Dokumente und Maßnahmenpläne

  • Prozessgesteuerte Erstellung und Pflege durch Führungskräfte oder Fachverantwortliche

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitende, Aufsichtsbehörden und Auditoren

  • Integration in Schulungs- und Unterweisungssysteme

  • Vermeidung von Medienbrüchen und Versionskonflikten

Rechtlicher Rahmen

  • § 5 ArbSchG: Pflicht zur Durchführung und Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung

  • § 6 ArbSchG: Dokumentationspflicht

  • TRGS, ASR, DGUV-Regelwerke: branchenspezifische Konkretisierungen

  • DSGVO: Beachtung beim Umgang mit personenbezogenen Daten (z. B. bei Arbeitsplatzbezug)

Gliederung einer typischen GBU-Darstellung

  • Bereich / Organisationseinheit

  • Arbeitsplatz / Tätigkeit / Prozess

  • identifizierte Gefährdungen (mechanisch, chemisch, psychisch etc.)

  • Schutzmaßnahmen (technisch, organisatorisch, personenbezogen)

  • Verantwortliche Person

  • Umsetzungsstatus und Termin

  • Datum der letzten Aktualisierung

Dokumententypen im Intranet

  • GBU-Vorlagen nach Tätigkeitsprofilen

  • Bereichsspezifische Einzelbeurteilungen

  • Maßnahmenpläne mit Fristen

  • Unterweisungsinhalte / Schulungsmodule

  • Prüfdokumentationen (z. B. zur Wirksamkeit von Maßnahmen)

Anforderungen an die Intranet-Lösung

  • rollenbasierter Zugriff (Mitarbeitende, Führungskräfte, SiFa, Betriebsarzt)

  • Bearbeitungs- und Lesefunktion je nach Berechtigung

  • Versionierung und Änderungsprotokoll

  • Upload-/Downloadfunktion für Nachweisdokumente

  • Verlinkung mit Maßnahmen-Datenbank, Gefahrstoffverzeichnis, Unterweisungssystem

Mögliche technische Lösungen

  • eigenes GBU-Modul innerhalb des Intranets (SharePoint, Confluence, Typo3, o. ä.)

  • Integration in bestehendes EHS- oder HSE-Managementsystem

  • Verbindung mit CAFM-System zur Anlagensicherheit und Raumbezug

  • Anbindung an Single Sign-on (SSO) zur einfachen Nutzerverwaltung

Rolle des Facility Managements

  • Pflege raum- und gebäudebezogener GBU-Inhalte (z. B. bei Maschinen, Aufzugsanlagen, Prüfpflichten)

  • Unterstützung der Verantwortlichen bei der technischen Beurteilung

  • Integration gebäudespezifischer Risiken in die GBU (z. B. bei Umzügen, Baustellen, Sondernutzung)

  • Verknüpfung mit Wartungs-, Prüf- und Interventionsprozessen

Beteiligte Rollen

  • Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa)

  • Betriebsarzt / arbeitsmedizinischer Dienst

  • Bereichsverantwortliche (z. B. Team- oder Abteilungsleitungen)

  • Personalabteilung (für Schulungsnachweise)

  • IT / Intranet-Administration

Arbeitsablauf (empfohlen)

  • GBU-Vorlage oder bestehende GBU im Intranet aufrufen

  • Prüfung auf Aktualität / Änderungsbedarf

  • ggf. Neubeurteilung über Formularfunktion ausfüllen

  • Maßnahmen benennen und Fristen setzen

  • Automatisierte Information an Zuständige und SiFa

  • Abschlussdokumentation / Umsetzungskontrolle

  • Archivierung im zentralen GBU-Register

Vorteile der Intranetbasierten GBU

Vorteil

Beschreibung

Einheitlichkeit

Einheitliches Format für alle Bereiche und Tätigkeiten

Nachvollziehbarkeit

Änderungs- und Bearbeitungsverläufe dokumentiert

Transparenz

Jeder Beteiligte kann nachvollziehen, was vereinbart wurde

Effizienz

Zeiteinsparung durch digitale Formulare und automatische Benachrichtigungen

Auditfähigkeit

Schnelle Bereitstellung für Prüfer und Behörden

Schulungsintegration

direkte Verlinkung zu E-Learning oder Unterweisungsnachweisen

Herausforderungen und Lösungsansätze

  • Akzeptanz durch Führungskräfte: Schulung und klare Rollendefinition

  • Technische Komplexität: Integration in bestehende Systeme von Anfang an planen

  • Versionssicherheit: nur zentral gepflegte Formulare zulassen

  • Verbindlichkeit: rechtliche Klarstellung in internen Regelwerken / Betriebsvereinbarungen